參、機密檔案管理實務
一、歸檔點收
（一）歸檔前業務承辦人應辦事項
1.機密文書歸檔時，業務承辦人員應使用機密檔案專用封套裝封，
送交檔案管理單位點收。
2.機密文書裝入封套前，業務承辦人員應於封套上填註單位名稱、
收發來文字號、案由或案名、分類號、頁數、保存年限、機密等
級、保密期限或解密條件等項目。填列案由或案名有洩密之虞者
，得以代碼或代名表示。
3.機密檔案封裝後，業務承辦人員應於封口上加蓋印章或職名章，
以明權責。
（二）檔管人員點收應辦事項
檔管人員點收機密檔案時，不得拆開封套，僅得依機密檔案專用封
套記載項目檢視是否記載完整，及封口是否彌封蓋章，未依規定辦
理者，應退請業務承辦人員補正。
二、立案編目與保管
（一）檔案管理人員應就機密檔案專用封套所載項目，依檔案分類編案規
範相關規定建立簡要案名，檔案分類編案前，應先查檢是否有性質
相同之前案，以便將相同案情檔案集中存放。
（二）基於維護國家安全、公共利益及個人權益，機密檔案目錄不予公布
，也無需匯送檔案中央主管機關。
（三）機密檔案應由專人管理，並應置放於具備安全防護功能並加裝密鎖
之保密箱櫃，與一般檔案分別存放。
（四）機密檔案之複製儲存及電子檔案之資安控管尤須嚴密，因此目前機
密檔案仍不掃描。
三、借調作業
（一）本機關人員借調
1.填具調案單。
2.核定層級：
（1）國家機密：經原核定機密或其上級機關有核定權責人員書面授
權或核准。
（2）一般公務機密：由業務承辦單位主管核准。
3.借調期限：
借調檔案應於 15 天內歸還，屆期如需使用，應提出展期申請，
展期以 3 次為限；借出之檔案如有必要，得隨時催還。
（二）他機關借調
1.提出書面申請，載明借調期間、業務承辦單位、承辦人員姓名及
有關聯絡資料。
2.核准層級：
（1）國家機密：經原核定機密或其上級機關有核定權責人員書面授
權或核准。
（2）一般公務機密：經該機密核定機關首長或其授權人員核准。
3.借調期滿如需續用，應提出展期申請；借出之檔案如有必要，得
隨時催還。
4.應以密件函復方式送達；惟該機關如派員親至調案時，應持機關
函復公文，並經業務單位承辦人員填具調案單後，向檔案管理單
位辦理調案。
（三）依法有權調用機關（如監察院等）：
應備函載明法律依據、調用目的、調用期間、業務承辦單位名稱、
承辦人員姓名及有關聯絡資料。
（四）檔案管理人員應依核准之調案單，妥速檢取檔案，註記件數、頁數
及應歸還日期於調案單後，交予調案人逐件清點簽收。
四、清查作業
（一）業務承辦單位部分
應依有關法規之規定，主動辦理機密檔案之機密等級變更或解密事
宜。本監辦理機密文書等級變更或註銷之具體步驟及作法規範如下
：（解降密流程圖如附件一）
1.各單位辦理機密文書重新檢討核定作業（包括主動檢查或來文建
議），均應先將原卷調出，檢視該件機密文書，本監是否為原核
定機關。
2.本監如係核定機密等級者，由承辦人員填具「機密等級變更或註
銷處理意見表」（附件二）併同「機密等級變更或註銷通知單」
（作法舉例詳附件三），陳奉核定後，通知前曾受領該機密文件
之受文機關；本監非核定者，由承辦人員填具「機密等級變更或
註銷建議單」（作法舉例詳附件四），陳奉核定後，建議原核定
機關變更或註銷其機密等級；於獲答覆前，原卷仍以密件歸檔，
俟獲答覆同意後，依前述程序辦理。
3.來文通知變更或註銷機密等級時，承辦人員應將案卷調出，經陳
奉核定後，應將案卷封面及文件上原有機密等級之註記以雙線劃
去，劃記處加蓋承辦人員職章，並於明顯處浮貼已列明資料經承
辦人簽章之紀錄單。（附件五）
（二）檔案管理單位部分
1.檔案管理單位至少每年應辦理檔案清理一次，清查時，得請業務
承辦單位依法辦理機密檔案機密等級之變更或解密事宜。
2.機密檔案未經解密，不得銷毀。
3.機密檔案經解密後，依一般檔案管理之，其檔案目錄應進行補正
作業，相關案件著錄來源應依機關檔案編目規範辦理，並彙送目
錄公布。