法務部主管法規查詢系統

壹、總則
一、為建立檔案管理制度，特依檔案法等相關規定，訂定本要點。
二、檔案管理作業流程，係將辦畢之公文及有關公務各種文書歸檔，案件
    之分類編案、點收、編目、保管、借調、清理銷毀等工作，依機密等
    級及安全維護等事項予以處理。
三、依據機關檔案管理作業等相關規定，每件公文於辦畢後五日內送交檔
    案室歸檔，集中管理，並設置檔案室，指派專人負責管理。

貳、分類編案
一、依本所「公文編碼分類總表」暨「檔案分類及保存年限區分表」 (附
    件一) 所列之分類編目管理，辦畢案件併同歸檔清單 (附件二) 送交
    檔案室。
二、辦畢歸檔案件，由各科室承辦人員依本所「檔案分類及保存年區分年
    限區分表」之標準，於文件右上角填妥檔號及保存年限以作為處理案
    件依據。

參、點收
一、歸檔案件之點收，應注意下列事項：
 (一) 檢查本文及附件是否齊全。
 (二) 檢查文書處理手續是否完備。
二、歸檔案件點收後，應依照下列各款整理。
 (一) 以件為單位，每一收文、發文或簽稿及其附件，各稱一件。
 (二) 按收文日期依序裝訂。
 (三) 附件以隨文整理為原則，其有不便隨文者，得另行存放。
 (四) 如有破損，應予修補，如有皺摺，應予理平。

肆、文卷裝訂
一、歸檔案件，應由承辦人員逐件依文件產生日期先後順序，依序於各頁
    右下角編寫頁碼。文件係雙面書寫或列印者，其背面頁碼應於左下角
    為之。首頁建置目次表 (如附件三 )，置放檔案卷夾內。
二、檔案裝訂、大小長短，應以公文Ａ４紙規格標準為準，必須整齊劃一
    厚度均勻，並應注意左列事項：
 (一) 檔案上加附之針夾應一律剔除。
 (二) 檔案如有破損，應予修補，如有皺摺，應予理平。
 (三) 同類文卷過多時，應分裝數冊置入資料盒內，不得使用箱裝或成包
      成捆，以利檢調。但憑證與傳票因規格不一及建築圖不能裝訂成冊
      ，得採裝箱方式並貼置標籤，書明檔號、種類，紙箱尺寸格式應統
      一。

伍、保管
一、機密檔案，應使用密封式鐵櫃加鎖保管。
二、各科室依規定將歸檔之文卷，由承辦人員將文卷逐件登入歸檔清單，
    送交檔案室由檔管人員點收。
四、每年歸檔數量應於年終由檔案管理單位陳報所長核閱。
五、檔案保管場所，非經許可不得擅自進入。

陸、借調
一、借調檔案須填寫調卷單 (附件四) ，以一案一單為原則，並經單位主
    管簽章後，送行政室檔案室調取。如借調非主管案件，應先會經原主
    管單位同意，始能調閱。
二、借調機密檔案，應陳奉所長核准後始准調閱。
三、借調之檔案按期限歸還為原則，不能即還時以十五天為限，屆期仍須
    繼續使用，應填寫展期單，經單位主管核可，得辦理展期；展期次數
    以三次為限。
四、調卷人員離職時，應將借調之文卷全部歸還檔案室。

柒、銷毀
一、定期檔案之銷毀，以每年辦理一次為原則。已屆保存期限之檔案，由
    檔案管理單位繕造擬銷毀檔案目錄 (附件五 )，送會相關業務單位審
    查。各單位應根據相關法令與本要點所定之存廢標準審查，凡必須延
    長保存年限之案件，應簽註具體理由陳送單位主管核准；其經業務主
    管單位同意銷毀之檔案，檔案管理單位應制定檔案銷毀計劃 (附件六
    ) 併同檔案銷毀目錄 (附件七) 簽報本機關權責長官核准後依規定程
    序送檔案管理局審核。
二、各種會計憑證、報表、簿籍之銷毀，應依照會計法第 83、84 條規定
    辦理。
三、已銷毀之檔案應在相關之目錄上加註「○年○月○日奉准銷毀」字樣
    。
四、機密檔案應俟機密等級註銷後，再行辦理銷毀事宜。

捌、其他
    本要點經陳所長核可後，提所務委員會議審議通過後實施，修正時亦
    同。