法務部主管法規查詢系統

列印時間:111.08.10 19:14

法條內容

法規名稱: 法務部矯正署檔案管理作業規定
修正日期:民國 101 年 04 月 06 日
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貳、歸檔點收及稽催
三、本署業務承辦單位或文書單位應將辦畢案件於五日內逐件依序彙齊後
    ,併同歸檔清單送交檔案管理單位歸檔。
    機關間之紙本行文經轉製為電子型式且於線上簽核辦畢者,該紙本如
    無重複歸檔之必要者,得不歸檔。
    以本署名義對內部單位行文,各受文單位辦畢後得不歸檔;本署內部
    單位間行文,亦同。
    機密案件歸檔時,承辦人員應另使用機密檔案專用封套裝封,並依規
    定填妥應載事項,封口加蓋印章或職名章。
    檔案管理單位應以案件為單位,經詳細核對其內容與數量無誤後,於
    公文管理系統進行點收;機密文書僅得依封套上記載事項檢視,不得
    拆開封套。
四、歸檔案件如有下列情形之一,檔案管理單位應退回業務承辦單位補正
    :
(一)案件或其附件不全,或附件未經簽准而抽存者。
(二)案件污損、內容不清楚或無法讀取者。
(三)案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。
(四)案件文(編)號有誤者。
(五)案件未填註分類號或保存年限者。
(六)案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者。
(七)案件未依規定蓋騎縫章或職名章者。
(八)樣張或已作廢之契約憑證等文件,有漏蓋「樣張」或「註銷」字樣
      者。
(九)案件與歸檔清單之登載不符者。
(十)案件未經公文流程管理系統進行流程作業者。
(十一)案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准者。
(十二)機密案件未使用機密文件專用封套或封套上記載不全者。
五、下列物品不得歸檔:
(十三)現金、有價證券及其他貴重物品。
(十四)司法訴訟有關物證。
(十五)流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物
        品。
(十六)易變質而不適長期保存之物品。
六、各單位辦畢案件逾期未依規定歸檔者,每逾十天公文管理系統自動發
    電子郵件稽催承辦人(稽催內容應敘明主旨、文號、承辦單位及人員
    、稽催日期及應歸檔日期),並同時通知其單位主管。該單位主管於
    收到公文管理系統通知後,應主動查明處理。
    逾一個月以上仍未歸檔者,檔案管理單位應製作未歸檔清單提行署務
    會議報告,並作為該員考核之參考。
    承辦人對於辦畢案件,有延後歸檔之必要者,應敘明理由經主管同意
    後,送檔案室檔案管理人員辦理延期歸檔。
七、檔案管理單位應每月統計歸檔案件數量,製作「歸檔案件數量統計表
    」,於次月十日前簽陳核閱,並知會各業務承辦單位。
資料來源:法務部主管法規查詢系統