六、服務台值勤人員及業務單位應注意電話禮儀：
（一）服務台值勤人員不得擅離崗位，當電話鈴響或亮燈時應迅速接聽，
並報明本機關名稱，如「臺南二監獄，您好，請問要找那一位？」
，不可只說「喂」。如話務繁忙致有延接，應告知發話人並表示歉
意。
（二）對方指明受話對象後要親切招呼「好的，請您等一下」，不可悶聲
不響。
（三）對方洽詢業務，如不瞭解應洽談之對象時，應儘速查明後轉接，並
親切招呼「好的，我替您試接○○單位，請稍候。」
（四）業務單位（或承辦人）直接接聽，或經代接電話轉至業務承辦單位
（或承辦人）接聽時，應對所詢疑義之相關作業程序及主管法規能
說明清楚。
（五）代接電話時，應委婉告知某人係差假，或目前暫不在辦公室之原因
（如暫時離開座位、公出、開會等），並記下來電者之姓名、機關
、電話及回電與否之訊息，不可粗率答復：「他不在」，即將電話
掛斷；如對方要求作公務留言，須確實記錄並向對方複誦一遍，再
迅速轉告有關承辦人員。