要 旨:
檢送「法務部行政執行署暨行政執行處文卷保存期限實施要點」
主 旨:檢送「法務部行政執行署暨行政執行處文卷保存期限實施要點」乙份,請
查照。
說 明:依法務部九十年三月十四日法九十總字第○○八八四四號函辦理。
附 件:法務部行政執行署暨行政執行處文卷保存期限實施要點
一 為健全法務部行政執行署暨各行政執行處之公文及卷宗保存,特訂定
本要點。
二 行政事務之卷宗、簿冊、圖表及其他文書,依下列六種期限保存之:
(一) 保存年限為永久:
法律制定、修正、廢止及有永久保存必要之解釋案件、本機關組織
沿革及主要業務運作者、對機關施政具重要利用價值者、重大工程
興建、維護及修繕案件、重要歷史性文件、辦公房舍管理、國家賠
償事件之處理案件、重要調查統計案件、重要交辦案件、機關重要
會議紀錄決議案、具永久保存價值之會計報告、契約帳據、印信管
理及其換發案件、重要檔案管理案件、關係特別重要可引為規例與
常留備查之用者、涉及個人權益之人事資料、其他應永久保存之檔
案事項。
(二) 保存年限為三十年:
重要行政命令、本機關行政規則訂定、修正及廢止之研議或審議、
行政執行法律問題之研究事項、一般工程興建、維護及修繕案件、
分層負責明細表、辦事細則、其他應保存三十年之檔案事項。
(三) 保存年限為二十五年:
一般行政命令、不列入永久保存之重要中長程計畫、上級機關重要
之公函、文稿、不列入永久保存之重要交辦案件、不列入永久保存
之重要財產管理案件、其他應保存二十五年之檔案事項。
(四) 保存年限為二十年:
貪瀆刑事責任案件處理資料、各項重要公務統計資料表報、上級機
關行政函令、機關年度預算案件、重要業務列管案件、其他應保存
二十年之檔案事項。
(五) 保存年限為十五年:
重要財產採購資料、資訊財產採購資料、一般中長程計畫、重要工
作及業務報告、人事考選訓練、小型工程興建、維護及修繕案件、
其他應保存十五年之檔案事項。
(六) 保存年限為十年:
各項專案報告、年報表、一般性公用物品財產採購及管理資料、行
政訴願、訴訟案、一般業務列管案件、人力規畫事項、政風資料、
貪瀆行政責任案件處理資料、便民服務措施、各種資訊業務規劃準
則資料、會計憑證以外之會計業務事項、預算分配事項、對所屬機
關一般性之指示答詢事項、職務分配事項、對其他機關一般性答詢
、其他應保存十年之檔案事項。
(七) 保存年限為五年:
對民眾一般性之答詢事項、次要之表報、一般會議紀錄、一般工作
報告與簡報、年終會議資料、員工差勤管理資料、人事訓練進修及
生活津貼、業務移交資料、業務檢查資料、政風資料之蒐集與處理
、年度政風工作計畫、各種資訊業務操作檢查督導教育訓練資料、
機關簡介、民眾陳情及處理事宜、其他應保存五年之檔案事項。
(八) 保存年限為三年:
一般總務案件、輿情資料之蒐集及處理事項、新聞發布資料、公務
機密及設施安全之維護、檢查及宣傳事項、法律宣導資料、職員證
明書核發資料、函復照辦之案件、一般行政公文之副本、機關員工
一般普通性人事異動管理紀錄、動員月會、各種研考卷宗、上級交
辦一般事項、其他應保存三年之檔案事項。
(九) 保存年限為一年:
民眾索取法令用紙事項、為民服務事項資料、表報查詢及催辦、凡
經抄登公報之原文、無重複保管必要之文件、其他應保存一年之檔
案事項。
(一○) 會計憑證等書類檔卷之保存期限,依會計法、審計法等相關規定
,在銷燬前應先函報上級機關核轉審計機關同意。
(一一) 辦理採購文件之保存,依政府採購法第一百零七條與其採購文件
保存作業準則及相關規定辦理之。
三 執行事件卷宗之保存期限:
(一) 終局執行事件卷宗:自執行程序實施完畢或確認執行不能之日起保
存十年。但執行事件經行政執行處以不合法退案,或移送機關撤回
者,保存一年。
(二) 假扣押、假處分執行事件卷宗,經本事件或其他終局執行事件執行
者,應與本事件或其他終局執行事件執行卷宗同其保存期限。無本
事件或其他終局執行事件者,自撤銷執行處分之日起,保存一年。
(三) 聲明異議事件:
1 撤回聲明異議之事件保存期限為三年。
2 其餘均為十年。
四 前二點之保存期限,自各該行政事務、執行事件辦結日之翌年一月一
日起算。
五 編入同一卷宗之文書保存期限不同或期限開始進行有先後者,其先屆
保存期限之文書,仍應隨同後屆期限者,一併保存之。
六 凡卷宗內之文書,有必須延長保存期限之案件者,應簽註延長年限及
具體理由,並經機關首長或其授權人核准。
七 歸檔之文卷已屆保存期限者,應於各年度由檔卷保管人員造具清冊,
經各該承辦人及主管審核後,報請首長定期銷燬。