主 旨：檢送「機關檔案點收作業要點」、「檔案分類編案規範」、「檔案編目規
範」、「機關檔案保管作業要點」、「檔案保存技術規範」、「機關檔案
檢調作業要點」、「檔案保存價值鑑定規範」、「機關檔案管理單位及人
員配置基準」、「檔案庫房設施基準」、「機關檔案管理資訊化作業要點
」、「國家檔案開放應用要點」、「國家檔案管理委員會設置要點」、「
檔案管理局總統文物管理要點」及「檔案管理局受託保管及收購私人或團
體珍貴文書要點」各乙份，均自中華民國九十一年一月一日施行，請 查
照並轉知所屬。
說 明：一 依檔案管理局九十年十二月十二日 (九○) 檔秘字第○○○二○六六
號函辦理。
二 為因應檔案法之施行，各機關承辦人員須配合辦理之事項如下：
(一) 歸檔案件須編寫頁碼 (詳見機關檔案點收作業要點第三點) 。
(二) 辦畢案件應於五日內歸檔，倘有延後歸檔之必要者，應由承辦人員
簽請機關權責長官核准，並知會檔案管理單位 (詳見機關檔案點收
作業要點第四及第六點) 。
(三) 歸檔案件須填註保存年限及分類號 (詳見機關檔案點收作業要點第
八點) 。
附 件：機關檔案點收作業要點
檔案管理局九十年十二月十二日
(九○) 檔秘字第○○○二○六六號函訂頒
一 為統一機關檔案點收作業，提昇檔案管理效能，特訂定本要點。
二 各機關歸檔案件以原件為原則；有附件者，每一種以一份為限。
三 歸檔案件，應由承辦人員逐件依下列原則編寫頁碼：
(一) 依文件產生日期之先後順序，晚者在上，早者在下，依序於各頁左
下角編寫頁碼。但文件係雙面書寫或列印者，其背面頁碼應於右下
角為之。
(二) 附件頁碼之編寫，除書籍型或難以隨文件裝訂者外，應併同基本文
連續為之。
四 各機關承辦單位或文書單位應將辦畢案件於五日內逐件依序彙齊後，
併同歸檔清單送交檔案管理單位歸檔。但下列物品，不得歸檔：
(一) 現金、有價證券及其他貴重物品。
(二) 司法訴訟有關物證。
(三) 流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物品
。
(四) 易變質而不適長期保存之物品。
前項本文所稱辦畢案件，指依文書處理規定完成發文或存查程序之案
件。
五 歸檔清單應記載下列事項：
(一) 文號。
(二) 主旨。
(三) 承辦單位及人員。
(四) 頁數。
(五) 附件媒體類型及數量。
歸檔案件有微縮片、電子媒體、錄音帶、錄影帶或其他方式儲存之媒
體或書籍型式之附件時，應由承辦單位或文書單位於該媒體或附件適
當位置註記文號，並於歸檔清單上註記其類型及數量。
第一項歸檔清單格式，由各機關自行訂定。
六 辦畢案件有延後歸檔之必要者，應由承辦人員簽請機關權責長官核准
，並知會檔案管理單位。
七 各機關檔案管理單位辦理點收作業，應以件為單位，詳細核對其內容
與頁數，經確認無誤後，於歸檔清單上註記點收日期並簽章，或蓋點
收章備查。
歸檔案件有第五點第二項情形，必要時應請承辦人員確認其內容無誤
後彌封蓋章，始得點收。
歸檔清單，檔案管理單位應留存一份；其保存年限由各機關自行訂定
。
八 歸檔案件有第四點第一項各款所定之物品者，應退回文書單位或承辦
單位處理。
歸檔案件有下列情形者，應退還文書單位或承辦單位補正，並於歸檔
清單上註記其原因及日期：
(一) 案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存者。
(二) 案件污損或內容不清楚者。
(三) 案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。
(四) 案件未編列文號或文號有誤者。
(五) 案件未填註保存年限或分類號者。
(六) 案件未依規定編碼或頁碼編寫有誤者。
(七) 案件逾二頁以上未蓋騎縫章者。
(八) 樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣張」或「註銷」字樣
者。
(九) 案件與歸檔清單之登載不符者。
(一○) 案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准者。
前項第二款所定情形之補正，應由承辦業務相關人員查明補註蓋章，
並經機關權責長官核可後，併同原案歸檔備查。
九 對於應歸檔而未歸檔之案件，各機關檔案管理單位應定期簽請機關權
責長官核定後，辦理稽催。
前項稽催，應製作稽催單，載明下列事項：
(一) 主旨。
(二) 文號。
(三) 承辦單位及人員。
(四) 稽催日期及應歸檔日期。
前項稽催單格式，由各機關自行訂定。
一○ 各機關檔案管理單位應定期列表統計歸檔情形，簽請權責長官核閱
後，知會各承辦單位。
一一 機關人員調、離職時，人事單位應知會檔案管理單位，以查驗其檔
案應歸檔情形。
附 件：檔案分類編案規範
檔案管理局九十年十二月十二日
(九○) 檔秘字第○○○二○六六號函訂頒
一 為辦理檔案法第八條第一項有關檔案分類編案事項，建立檔案分類系
統，特訂定本規範。
二 本規範用詞定義如下：
(一) 來源原則：指依檔案來源及產生單位，辦理檔案分類，以利檔案排
架及編目之原則。
(二) 原始順序原則：指維持原檔案單位之檔案案卷排列次序，以反映原
單位於檔案產生時之業務需求及檔案使用情況之原則。
(三) 全宗原則：指同一機關 (構) 、團體或個人之檔案，視為一不可分
之整體予以處理，確保原檔案文件間關聯性及整體性之原則。
(四) 分類層級：指區分檔案分類類目之類、綱、目、節、及項等層級。
(五) 分類標記：指以文字或數字標記檔案分類表所載之類目名稱。
(六) 檔號：指由檔案年度號、分類號、案次號、卷次號及目次號依序所
組成之一組號碼。
(七) 年度號：指案件起始之年份號碼。
(八) 分類號：指代表檔案分類表所載類目名稱之文字、數字或其組合。
(九) 案次號：指區分同分類號不同案次之號碼。
(一○) 卷次號：指區分同案次號不同卷次之號碼。
(一一) 目次號：指區分同卷次號不同案件之號碼。
(一二) 全宗號：指區分檔案來源並代表機關 (構) 、團體或個人檔案之
代碼。
三 各機關應依組織或業務性質，妥適區分檔案分類層級，訂定機關檔案
分類表，並定期檢討修正之。分類層級以不逾五級為原則。
前項檔案分類表，得與檔案保存年限區分表結合編訂之。
第一項檔案分類表修正時，如有新增或合併類目情形者，應分別於新
舊分類號處說明之。
四 檔案分類標記，應力求簡單明瞭、書寫方便及容易增減；其編訂應具
邏輯性及伸縮性，並能反映類目間之相互關係及層級。
五 檔案分類標記種類如下：
(一) 單純標記：指全部採文字或數字之分類標記。
(二) 混合標記：指由文字及數字組成之分類標記。
前項標記以數字標示者，應以阿拉伯數字表示，並採十進位法。
六 檔案分類標記之編排方式如下：
(一) 順序制：指依標記之自然順序排列檔案分類類目，並按標記先後或
大小順序賦予分類號之方式。
(二) 等級制：指先將分類類目按層級排列，各層級類目再按標記先後或
大小順序賦予分類號之方式。
等級制分類標記之編排方式如下：
(一) 單碼制：指每一層級類目均由一個文字或數字組成之方式。
(二) 多碼制：指每一層級類目均由兩個以上文字或數字組成之方式。
(三) 混合制：指於層級類目間混合使用單碼及多碼制之方式。
七 檔案類目名稱之編訂，以二至九字為宜，並應符合下列原則：
(一) 涵蓋周延。
(二) 具體通用。
(三) 範圍適中。
(四) 類目相稱。
(五) 屬性分明。
(六) 字句簡明。
八 檔案分類應注意下列事項：
(一) 應分入專屬類目：如無專屬類目，應分入較適當之類目。
(二) 涉及二類目以上之檔案，應依常用、重要、具體等特性，分入最適
切之類目或主要事由所屬類目。
(三) 同一案卷之檔案應分入同一類目。
前項第二款之檔案，應於資訊系統相關欄位註記相關分類號，或於相
關類目之檔案內放置分存單或原件影本。
前項分存單應記載下列事項：
(一) 案由。
(二) 原件之檔號及案名。
(三) 本單存放處之檔號及案名。
九 檔案管理人員發見檔案分類號錯誤者，應查明更正之。
一○ 檔案經分類後，應依下列規定建立簡要案名：
(一) 重要案件，應以一事一案為原則。
(二) 案名應能涵蓋檔案既有內容及未來發展。
(三) 性質相同之檔案，應併於同一案名處理。
(四) 同一分類號案件過多時，宜依立案先後順序、檔案性質、地域及
產生機關等原則區分，並依序編列案次號。
案名不同之相關案卷，應於資訊系統相關欄位註記相關案名，或於
相關案卷內放置分存單或原件影本。
一一 檔案立案時應編訂檔號，賦予年度號、分類號、案次號、卷次號及
目次號。
一二 檔案管理人員為便於編製檔案目錄，得填製編案單附於檔案文件上
，載明檔號、案名及類目名稱。
前項編案單，得於編製檔案目錄後，檔案入卷時除去之。
一三 國家檔案之分類，應遵循來源原則、原始順序原則及全宗原則，以
維持原檔案之完整性及檔案間原有之關聯性。
一四 國家檔案分類標記以橫線區分為上、下二排；上排為國家檔案全宗
號，下排為原機關 (構) 、團體或個人之檔案。
一五 國家檔案全宗號採十一碼之混合標記，第一碼以英文字母標示，代
表檔案來源種類，後十碼依行政院人事行政局編製之全國公務人員
人事資訊統一代碼本所載機關暨學校代碼標示之。
前項代碼本未編列之機關 (構) 、團體或個人，其檔案全宗號取碼
原則由檔案管理局另定之。
一六 國家檔案未有機關 (構) 、團體或個人檔號者，其檔案分類號依檔
案管理局訂定之分類表編訂之。
一七 本規範施行前各機關所定有關檔案分類編案方法，與本規範規定不
符者，應於本規範施行後三年內修正之。
附 件：檔案編目規範
檔案管理局九十年十二月十二日
(九○) 檔秘字第○○○二○六六號函訂頒
一 為辦理檔案法第八條第一項有關檔案編目事項，特訂定本規範。
二 本規範用詞定義如下：
(一) 案件：指收文或發文連同其簽辦或創簽之文件。
(二) 案卷：指具體表現案件間之關聯性並反映業務活動情形之案件組合
。
(三) 案由：指扼要表達案件主旨或事由之文字。
(四) 案名：指扼要表達案卷內容之名稱。
(五) 檔案著錄：指就檔案之內容及其形式加以分析、判斷並據以擇要記
錄其事項及特徵之過程。
三 檔案著錄以案件為單元。但檔案回溯編目得以案卷為單元。
四 各著錄項目應依案件或案卷之著錄來源著錄，充分描述其內容及形式
特徵；著錄來源之資料不全時，得參考相關資料補充之。
五 案件之著錄來源，包括發 (來) 文機關全銜、文別、受文者、密等及
解密條件、保存年限、發 (來) 文日期、發 (來) 文字號、本文及附
件等來源。
案卷之著錄來源，包括案卷封面、卷脊、案卷目次表及案件內容等來
源。
六 永久保存檔案編目之著錄項目如下：
(一) 案由 (名) 項：包括案由 (名) 、並列案由 (名) 及其他案由 (名
) 。
(二) 發 (來) 文者項：包括主要發文者、次要發文者、主要來文者、次
要來文者及受文者。
(三) 文件形式項：包括文別、本別、密等及解密條件、應用限制及保存
年限。
(四) 相關編號項：包括收文字號、發文字號、來文字號、全宗號、檔號
、電子或微縮編號。
(五) 日期項：包括文件產生日期及案卷內文件起迄日期。
(六) 媒體型式項：包括紙本、底片、微縮片、幻燈片、磁片、磁帶、光
碟、錄音帶及錄影帶等檔案之媒體型式。
(七) 檔案外觀項：包括檔案之數量、單位及附件。
(八) 關聯項：包括可參照之有關案件及所屬案卷。
(九) 主題項：包括檔案內容涉及之事項、人名、機關 (構) 或團體名稱
、地點或地名、時間等關鍵詞彙。
(一○) 附註項：包括各著錄項目須解釋或補充及其他有著錄必要之事項
。
定期保存檔案編目之著錄項目為前項第一款至第八款之項目。
七 案由之著錄文字應依案件主旨或事由為之。如有外文，應譯成中文並
列摘錄之。
八 發 (來) 文者有數個時，以文件主辦機關 (構) 、團體或個人為主要
發 (來) 文者，餘為次要發 (來) 文者著錄之。但次要發 (來) 文者
單位至多以二個為限，超過二個機關 (構) 者，以第一個次要發 (來
) 文者後加「等」字著錄之。
受文者超過三個時，著錄前三個受文者，並於第三個受文者後加「等
」字。
九 發 (來) 文者及受文者之著錄，依下列規定為之：
(一) 發 (來) 文者及受文者為機關 (構) 或團體時，應著錄其全稱或通
用之簡稱；民國前之機關 (構) 或團體，應於其名稱前著錄朝代名
稱，並加圓括弧；外國機關 (構) 或團體，應先著錄其國籍之全稱
或簡稱，並加圓括弧，再著錄其機關 (構) 或團體之中文及外文名
稱，外文名稱應加圓括弧。
(二) 發 (來) 文者及受文者為個人時，得於姓名後著錄與該文件產生相
關之身分職務，並加圓括弧；有別名或筆名時，應與其真實姓名並
列著錄之，並加圓括弧；冠有夫姓之婦女姓名，應照錄之；外國人
名，應先著錄其國籍之全稱或簡稱，並加圓括弧，再著錄其姓氏中
文譯名及其姓名原文並加圓括弧。
(三) 發 (來) 文者及受文者不明時，應依文件內容、形式特徵並參考有
關資料著錄之，並加方括弧。如為匿名或無從查考者，得以「匿名
者」或「佚名」著錄之。
(四) 發 (來) 文者及受文者錯誤時，應照錄並考證著錄於後；考證部分
，應加方括弧。
一○ 收發 (來) 文字號之著錄，應以原文件之文字或符號為之；數字以
阿拉伯數字表示之。
一一 日期之著錄，應以阿拉伯數字表示，並以文件產生日期為基準，依
下列規定照錄之：
(一) 文件產生之年、月、日應力求著錄齊全；日期不明時，應依文件
之內容、形式特徵並參考有關資料著錄之，並加方括弧。
(二) 文件產生日期錯誤時，應照錄並考證著錄於後；考證部分，應加
方括弧。
(三) 案卷內文件之起迄日期，應依案卷內最早與最晚文件產生之日期
著錄之。
前項文件產生日期如下：
(一) 公私文書及信札為發 (來) 文或簽署日期。
(二) 決議、決定及命令為核判或發布日期。
(三) 條約及合約為簽署日期。
(四) 報表及計畫為內容所指日期或編製日期。
(五) 工程及產品圖說為設計日期。
一二 檔案媒體型式之著錄，應依媒體型式之不同據實為之；其型式為紙
本者，得不著錄。
一三 附件之著錄應包括附件之內容名稱、媒體型式、數量及單位。
一四 各機關依檔案法施行細則第十二條辦理檔案回溯編目，應著錄包括
案由 (名) 項、發 (來) 文者項、文件形式項、相關編號項、日期
項、檔案外觀項及關聯項等項目。但永久保存檔案應增列主題項及
附註項。
附 件：機關檔案保管作業要點
檔案管理局九十年十二月十二日
(九○) 檔秘字第○○○二○六六號函訂頒
一 為統一各機關檔案保管作業，提昇檔案管理效能，特訂定本要點。
二 本要點所稱檔案保管作業，包括檔案之整理、裝訂、分置及存放事項
。
各機關檔案保管作業，依本要點規定辦理。但檔案採微縮、電子或其
他方式儲存者，依其相關規定辦理。
三 檔案之整理，應按文件產生日期先後，早者在上，晚者在下，依序排
列整齊，並逐一於案件首頁左上角依序編列目次號。
四 整理檔案應注意下列事項：
(一) 檔案上加附之金屬物應予去除。
(二) 檔案如有皺摺，應予理平；如有破損，應予修補。
(三) 檔案內容如有字跡模糊者，應洽請原承辦單位查明補註於公文用紙
，並經權責長官核可後併案裝訂。
(四) 檔案應以公文用紙尺度為標準，文件左右底三面邊緣應保持整齊；
過寬過大者，得予裁切折疊，但不得損及檔案之內容；未達規定標
準者，應以公文用紙襯貼。
(五) 檔案上之附簽，應附於文件適當位置；附簽規格較小時，應以公文
用紙襯貼，不得脫離原件。
五 同一案名之各件檔案應集中置於同一檔案卷夾，並於檔案卷夾封面或
卷脊標明檔號、案名及保存年限等事項。
前項所稱檔案卷夾，包括檔案夾、盒、箱或其他得以置放檔案之容具
；其規格由各機關自行訂定。
六 每一檔案卷夾以存放同分類號案件為限；案件過多時，得分置數個檔
案卷夾；案件過少時，同一檔案卷夾得置不同案名之案件，並依案次
號順序排列；其檔案厚度以三公分為原則。
檔案卷夾如置有不同案名之案件時，其封面或卷脊之標記應依前點第
一項規定並列為之，並於不同案名之案件間予以適當之區隔或註記。
七 每一檔案卷夾內首頁應放置目次表，載明下列事項：
(一) 案名。
(二) 檔號起迄。
(三) 目次號。
(四) 案由。
(五) 來文者。
(六) 受文者。
(七) 發 (來) 文號。
(八) 收文號。
(九) 密等。
(一○) 保存年限
(一一) 頁數。
(一二) 附件註記。
(一三) 其他應記載事項。
檔案卷夾放置不同案名之案件時，其目次表應分別製作，並集中放置
於首頁。
八 檔案卷夾應選用質優、堅韌耐折並經去酸處理之紙質或其他保固良好
之材質。
九 永久保存檔案應定期裝訂成冊。
裝訂檔案時，應加裝封面及封底；其封面及卷脊應載明之事項，依第
五點第一項規定辦理；其材質依第八點規定辦理。
裝訂檔案應注意下列事項：
(一) 每冊左右底三面對齊，厚度以三公分為原則。
(二) 裝訂線上有字跡者應加邊托裱；字跡擴散者應予複印，並與原件立
卷裝訂。
(三) 案卷應採棉線繩、紙釘、塑膠釘或其他不損壞檔案之裝訂材質裝訂
。
(四) 裝訂應以結實及整齊為原則，不得掉頁、倒頁、壓字、損壞檔案或
妨害閱讀。
定期保存檔案之裝訂，得以活頁方式辦理。
一○ 檔案附件以與原件裝訂為原則，如難以併同裝訂時，應標記檔號及
收發文號後，另行存置。
檔案附件另行存置時，應於原檔案案卷目次表註明媒體型式、數量
及附件存放位置。
一一 檔案裝訂作業由檔案管理人員自行辦理；如需委外裝訂時，應於檔
案保管場所或機關內指定場所為之。
一二 經整理、裝訂之檔案，依下列規定存放於檔案架：
(一) 永久保存與定期保存檔案得分置存放。
(二) 按檔號大小順序，小者在左，大者在右；由左至右，由上至下直
立排列，並預留架位空間，以利後續檔案排架。
(三) 珍貴檔案或不便直立之檔案，得予平放。
檔案管理單位應定期查檢前項檔案排架情形。
一三 檔案中有機關首長之原始手諭或特殊歷史意義之文物史料，各機關
得另立專案保管，並註記其檔號。但原案卷應放置抄件或影 (複)
本，並於目次表註記原件存放位置。
一四 檔案管理人員應依檔案之年度或檔號範圍等項目，於檔案櫃、架之
適當位置，設置簡明之標示，以利保管與查檢。
一五 檔案管理單位保管之檔案，應定期抽查，以確保安全。
一六 檔案有遺失、毀損情形者，檔案管理單位應即查明原因簽請權責長
官處理。
一七 檔案保管場所宜採單一出入口門禁管制，非檔案管理人員未經許可
，不得擅自進出。
附 件：機關檔案檢調作業要點
檔案管理局九十年十二月十二日
(九○) 檔秘字第○○○二○六六號函訂頒
一 為統一各機關檔案檢調作業，提昇檔案管理效能，特訂定本要點。
二 借調檔案以與承辦業務有關者為限。
因業務需要，借調非主管案件時，應送會承辦業務主管同意，或簽請
本機關權責長官核准。
三 檔案經微縮、電子或其他方式儲存者，借調時，非有必要，應避免使
用檔案原件。
四 申請借調檔案時，應以案件或案卷為申請單位，並由調案人填具調案
單，載明下列事項，經承辦單位主管或本機關權責長官核准後，送檔
案管理單位調取：
(一) 調案人姓名及單位。
(二) 檔號或文號。
(三) 案由或案名。
(四) 調案申請日期。
借調之檔案如有微縮、電子或其他方式儲存之媒體者，應註明微縮、
電子編號或其他相關編號，以利調取。
五 檔案管理人員應依核准之調案單，妥速檢取檔案，註記件數、頁數及
應歸還日期於調案單後，交予調案人逐件清點簽收。
檢調之檔案，以調案單所載之範圍為限。但檔案如已裝訂成卷不易拆
開時，得整卷檢出，提供調案人使用。
六 調案單應按借調單位或調案先後順序等方式，放置於調案單據箱內或
其他適當位置。
七 機關間借調檔案，應備函提出請求，並經本機關權責長官核准後辦理
。
八 有權調閱之機關，調用檔案時，應備函載明法律依據、調用目的及調
用期間，請求該主管機關提供。但其他法令另有規定者，不在此限。
九 檔案調出後，檔案管理人員應作成調案紀錄，扼要記載調案人、調案
單位、調案日期、案名、案由、文號、稽催情形、應歸還日期及歸還
日期。
前項調案紀錄，得以紀錄卡、紀錄簿、電子或其他方式紀錄為之。
第一項調案紀錄於其所載檔案銷毀或移轉後，始得銷毀之。
一○ 借調或調用之檔案如已調出使用，檔案管理人員應告知調案單位；
必要時，並得通知前調案人儘速歸還。
調出之檔案如有公務急用時，得隨時催還。
一一 借調或調用之檔案應妥慎保管，不得遺失、轉借、轉抄，或有拆散
、污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案或變更
檔案內容之情事。
一二 借調或調用檔案應於調案期限內歸還。屆期如需繼續使用，應提出
展期申請，並經單位主管或本機關權責長官核准，知會檔案管理單
位後，始得為之。
前項展期次數以三次為限。展期次數超過三次，仍需使用檔案者，
應先行歸還檔案後，再依規定辦理借調。
第一項調案期限及第二項展期申請單格式，由各機關自行訂定。
一三 對於逾期未歸還之檔案，檔案管理人員應定期辦理稽催；經洽催三
次仍不歸還時，應簽請機關權責長官處理。
一四 檔案管理人員對於歸還之檔案應詳細查檢無誤後，於調案單及調案
紀錄上註記歸還日期，始將調案單退還調案人；如有第十一點所定
情事時，應於調案紀錄上載明事由，並簽報機關權責長官議處，其
調案單不予退還。
一五 歸還之檔案，應速整理完竣，並歸回原位。
一六 機關人員調、離職時，人事單位應知會檔案管理單位，以查檢其借
調檔案情形。
調、離職人員如有借調檔案，應全部歸還，不得轉借。
前項借調檔案如屬依法調用或機關借調且未屆滿歸還期限者，應依
相關規定列為職務移交事項。
一七 電子影像檔案或電子公文檔案之調閱，得採線上方式處理。
前項線上調閱方式，應設定使用權限，並保留調閱紀錄。
附 件：檔案保存技術規範
檔案管理局九十年十二月十二日
(九○) 檔秘字第○○○二○六六號函訂頒
一 為提昇檔案保存技術，妥善維護檔案安全，發揮檔案管理功能，特訂
定本規範。
二 紙質類檔案之保存，應妥善採取防光、防熱、防潮、防蟲及防菌等措
施，避免檔案受光害及紙質纖維素之氧化或水解或因蟲、菌危害，導
致檔案之損壞。
三 紙質類檔案宜以化性穩定之聚酯類膠膜保護袋或去酸材質之卷夾或保
護盒存放。
四 紙質類檔案如有破損，應隨時修補；其修補方法得以裱法、鑲法或其
他適當方法為之。
五 紙質類檔案如因本身及外在環境影響而產生泛黃變脆、劣化損壞等情
形時，應予裱褙處理。
前項裱褙作業，應依拆卷、編碼、掇拾、上漿、托心、上板、陰乾、
下板、方心、裁切修邊等程序處理。
六 微縮片、正片、負片及照片等攝影類檔案應存放於保護套 (袋) 或底
片夾內，再置入去酸之保護盒中。
前項保護套 (袋) 或底片夾之材質，應選擇純聚丙烯、純聚乙烯類塑
膠片或中性之紙類。
七 微縮片、正片或負片之保護盒應水平置放，避免陽光直射，並應定期
檢查。
八 攝影類檔案應設置專用儲存櫃，其材質應選用惰性材料，並具有溫、
濕度控制及四小時以上之防火功能。
九 攝影類檔案及錄影 (音) 帶類檔案放入儲存櫃前應逐步回溫。取出後
，亦同。
一○ 永久保存之彩色照片，應以翻拍成底片或彩色微縮片，或以數位方
式或其他適當方式儲存之。
一一 檔案管理人員拿取攝影類檔案時應配戴棉質或尼龍手套，接觸時以
邊緣部分為限，避免於膠片上留下指印或刮傷。
一二 錄影 (音) 帶類檔案入庫前，應將防誤抹孔關閉，個別存放於絕緣
之保護卡匣盒內，再置於儲存櫃中。
前項儲存櫃之存放，應避免鄰近電器用品或帶有磁場之場所。
一三 錄影 (音) 帶類檔案應定期檢查及轉帶；如有變質，應即處理，並
定期複製轉錄，以利保存。
前項檔案如經依法應用，入庫前應轉回起頭點；快速轉帶後，應經
散熱後始予收藏。
一四 錄影 (音) 帶類檔案如有發霉情形，應使用除黴噴液，清除發霉。
一五 電子媒體類檔案應以壓克力、純聚丙烯等化性穩定材質之保護夾盒
個別存放，再放置於儲存櫃中。
一六 電子媒體類檔案應避免陽光直射或用清潔溶液擦拭。
擦拭光碟片應使用軟質之織布，由中心部位以放射方向向外圍拂拭
，避免用同心圓方向擦拭之。
一七 光碟片應避免刮傷或改變光碟面原有之標示方式。
檔案管理人員拿取光碟片時應配戴棉質或尼龍手套，接觸時以邊緣
部分為限，避免於光碟表面留下指印或刮傷。
一八 檔案之蟲害、菌害防治，應依下列五階段防治措施行之：
(一) 避免：室外避免草木叢生及使用夜間燈光誘引昆蟲，並避免堆放
木頭，杜絕白蟻等昆蟲滋生。室內收藏櫃勿與地板及牆壁密接、
避免舖設地毯，水管避免經過天花板，以維持環境之整潔。
(二) 阻絕：窗戶加裝紗窗、排水口及通氣孔加裝濾網，縫隙處應予以
填補，防止昆蟲入侵。必要時於通風口加裝空氣淨化設備，以減
少菌害發生。
(三) 偵測：定期翻閱檔案檢視檔案狀況，進行環境偵測並作成紀錄；
利用粘蟲紙等誘捕器捕捉昆蟲，並隨時追蹤昆蟲入侵或菌害之各
種跡象。
(四) 因應：如檔案已遭蟲害或菌害，應即進行除蟲、殺菌處理。
(五) 恢復：包括環境之恢復及檔案狀況之恢復，並針對重要檔案進行
修補。
一九 檔案入庫前應檢查檔案狀況；如有蟲害或發霉情事，應立即隔離進
行除蟲或殺菌。
二○ 前點除蟲、殺菌，應視菌蟲種類、檔案媒體類型或損壞狀況選用下
列方式行之：
(一) 燻蒸法：使用含化學成分之燻蒸劑燻蒸方式。
(二) 低溫法：將檔案裝入袋中密封，放入攝氏零下二十度至三十度之
冷凍庫十四日以上之方式。
(三) 低氧法：置換密閉空間內之氧氣成其他氣體，使氧氣濃度降至百
分之零點三以下並維持十四天之方式。
(四) 鈷六十加馬 (γ) 射線法：利用該射線之穿透力及殺傷力輻射殺
蟲之方式。
(五) 其他經檔案管理局公告之方式。
前項處理應避免造成檔案、人體之傷害及環境之破壞，處理後應將
蟲屍排遺清理乾淨。第一款之燻蒸法宜注意禁止排放氟氯碳化物並
降低氮氧化物及二氧化碳排放量。
附 件：檔案保存價值鑑定規範
檔案管理局九十年十二月十二日
(九○) 檔秘字第○○○二○六六號函訂頒
一 為建立檔案保存價值鑑定制度，提昇檔案管理效能，特訂定本規範。
二 各機關應依檔案法施行細則第十三條第一項規定辦理檔案保存價值鑑
定。
三 各機關辦理檔案保存價值鑑定，應由檔案管理單位或人員簽請本機關
權責長官核准後，成立檔案鑑定小組。
前項小組應由機關副首長或幕僚長擔任召集人，並由相關業務單位主
管及檔案管理單位主管或人員組成。必要時，並應請學者專家或上級
主管機關派員參加。
四 國家檔案之鑑定得採分區、分類或分年之方式為之。
五 辦理檔案保存價值鑑定應遵守下列原則：
(一) 需求原則：衡量檔案應用需求之廣度、深度、特殊性及時效性。
(二) 彈性原則：依檔案性質及應用需求，選擇適當之鑑定標準。
(三) 客觀原則：避免擅斷及主觀。
(四) 完整原則：遵循全宗原則，保持檔案完整性及來源特性。
(五) 不受媒體拘泥原則：注重檔案內容價值，不因檔案媒體型式不同而
有所差異。
(六) 去蕪存菁原則：精選足以代表機關 (構) 組織沿革、政策及業務之
檔案。但以不違背完整原則為限。
(七) 參考案例原則：參考過去相關檔案鑑定之結果。
六 檔案保存價值鑑定標準如下：
(一) 原有價值：指檔案之本質及特性具有之原始價值。
(二) 行政價值：指得供行政機關作為執行業務之參考價值。
(三) 法律價值：指得表彰機關 (構) 權責或保障權益之價值。
(四) 稽憑價值：指得作為稽核憑證之價值。
(五) 資訊價值：指得作為研究發展參考或滿足民眾知的需求之價值。
(六) 歷史價值：指得保存典章制度或作為史籍資料之價值。
(七) 管理成本：指典藏及維護檔案之成本效益。
前項鑑定標準，各機關 (構) 得依業務需要為彈性之選擇，並給予適
當之權重。
七 檔案原有價值之評量指標如下：
(一) 來源特性：指檔案產生機關 (構) 、團體或個人於社會上之地位、
功能及影響力等特性。
(二) 內容特性：指檔案所載事項之重要性、獨特性、時效性、真實性、
機密性、發展性、影響廣泛性及完整性等特性。
(三) 形式特性：指檔案文別、本別、存在時間及外觀型式等特性。
(四) 替代特性：指檔案之不可替代性。
八 檔案稽憑價值之評量指標如下：
(一) 檔案產生機關 (構) 地位、職權及功能之重要性。
(二) 檔案資料之可信度。
(三) 檔案功能之重要性。
(四) 與其他檔案之關聯性。
(五) 考評行政績效之參考性。
(六) 行政影響評估之可能性。
九 檔案資訊價值之評量指標如下：
(一) 內容之重要性。
(二) 應用之需求。
(三) 應用之限制。
一○ 檔案保存價值鑑定得採逐件、逐案、逐類或抽樣方式進行。
一一 檔案保存價值鑑定，得採下列一種或數種方法為之：
(一) 邀請學者專家鑑定。
(二) 舉辦公聽會。
(三) 邀請檔案關係人參與分析。
(四) 實地調查或訪問。
(五) 定量或定性分析。
(六) 其他適當方法。
一二 檔案保存價值鑑定作業步驟如下：
(一) 成立鑑定小組。
(二) 整理檔案資料。
(三) 選擇鑑定標準。
(四) 選擇鑑定方式及方法。
(五) 分析檔案保存價值。
(六) 撰寫報告。
(七) 提出建議。
一三 前點第二款檔案資料之整理，應分析下列事項：
(一) 檔案原有機關 (構) 之功能與職掌。
(二) 檔案涵蓋時間及產生時間。
(三) 檔案形式及保存狀況。
(四) 檔案內容。
(五) 檔案產生之原因及目的。
(六) 檔案完整程度。
(七) 檔案內容影響層面及時效。
一四 檔案鑑定報告應記載下列事項：
(一) 檔案原有機關 (構) 基本資料：包括機關 (構) 名稱、功能及職
掌、沿革。
(二) 鑑定背景資料：包括鑑定原因、鑑定標準、鑑定方式及方法、鑑
定遭遇之困難及處理情形、鑑定小組成員。
(三) 檔案描述：包括檔號、文件產生起迄日期、數量、原件或複製品
、媒體型式、保存狀況、案名、檔案內容、產生原因及目的、檔
案特色、限制應用之原因、與其他檔案之關係及相關鑑定案例等
事項。
(四) 鑑定結果：包括檔案銷毀、典藏或移轉等處置事項之建議。
前項鑑定報告應依檔案法施行細則第十條第一項各款規定程序函送
檔案管理局。
附 件：機關檔案管理單位及人員配置基準
檔案管理局九十年十二月十二日
(九○) 檔秘字第○○○二○六六號函訂頒
一 為強化機關檔案管理組織，提昇檔案管理人員素質，落實檔案管理業
務，特訂定本基準。
二 各機關檔案管理專責單位及人員之配置，除其他法令另有規定外，依
本基準辦理。
三 本基準所稱檔案管理人員，指下列人員：
(一) 第五點第一項第一款至第三款所定專責單位所屬人員。
(二) 第五點第一項第四款所定專責人員。
四 各機關於設置檔案管理專責單位或指定必要之檔案管理人員時，應衡
酌下列事項：
(一) 檔案之數量及成長量。
(二) 檔案管理作業之工作量。
(三) 其他檔案管理及應用之必要工作量。
五 各機關宜依下列原則設置或指定檔案管理專責單位或人員：
(一) 中央一、二級機關及直轄市、縣 (市) 政府，設中心檔案處 (室)
。
(二) 未設中心檔案處 (室) 之中央一、二級機關或其他中央機關，檔案
管理人員員額有四人以上者，設檔案處、室、科或課。
(三) 未設中心檔案處 (室) 之直轄市、縣 (市) 政府機關或其他地方機
關，檔案管理人員員額有四人以上者，設檔案處、室、科、組、課
或股。
(四) 未設檔案管理專責單位者，與相關業務單位合併設置，並指定專責
人員。
前項第一款中心檔案處 (室) 應集中保管本機關檔案及所屬機關一定
年限或條件之檔案。
六 各機關所需檔案管理人員員額，應參照檔案管理局訂定之機關檔案管
理人員員額配置計算方式，並兼顧機關總員額之合理分配定之。
前項員額，應至少每三年檢討一次。
七 各機關進用檔案管理人員時，應就具有下列資格之一者優先遴選：
(一) 經高等考試、普通考試、相當高等考試或普通考試之特種考試檔案
管理相關類、科及格者。
(二) 經高等考試、普通考試、相當高等考試或普通考試之特種考試非檔
案管理相關類、科及格，並修滿大學校院檔案管理相關課程二十學
分以上，或經檔案管理局或檔案管理局認可之專業學 (協) 會、大
學校院系所等舉辦檔案管理人員訓練一百六十個小時以上者。
(三) 大學校院檔案管理相關學系、所畢業者。
(四) 曾辦理檔案管理相關工作二年以上，並修滿大學校院檔案管理相關
課程二十學分以上者。
(五) 曾辦理檔案管理相關工作二年以上，並經檔案管理局或檔案管理局
認可之專業學 (協) 會、大學校院系所等舉辦之檔案管理人員訓練
達一百六十個小時以上者。
前項第三款至第五款之遴選條件，僅適用於未經取得公務人員任用資
格之現職人員或約聘 (僱) 人員之進用。
附 件：檔案庫房設施基準
檔案管理局九十年十二月十二日
(九○) 檔秘字第○○○二○六六號函訂頒
一 為改善各機關檔案保管環境，提昇檔案管理效能，特訂定本基準。
本基準未規定者，適用其他法令之規定。
二 各機關為保管檔案，應設置檔案庫房。
檔案庫房應與其他技術用房舍及辦公室為必要之區隔，並注意耐震措
施。
檔案庫房之設計，應依建築法有關規定辦理。
三 檔案庫房應與自然環境隔離，其位置宜設置建築物各樓層平面之中間
。
四 檔案庫房應依紙質、攝影、錄影 (音) 帶及電子媒體等檔案媒體類型
，分區設置保管空間或分別配置保管設備。
五 檔案庫房樓地板設計載重，應不少於每平方公尺六百五十公斤；檔案
庫房設置密集式檔案架時，應按實際需要計算載重，但應不少於每平
方公尺九百五十公斤。
檔案庫房設置於既成建物時，檔案及相關檔案設備之總載重，應以不
超出其樓地板設計載重為原則。
前項總載重之檢核，應委由專業技師為之；如逾樓地板設計載重或有
逾越之虞時，應按實際需要，進行結構物之補強。
六 檔案庫房之設置應避開洪泛地帶，擇地勢高亢處為之，不宜設置於地
下室及排水系統不良之位置。
七 檔案庫房之牆壁及地板應作防潮處理。
八 檔案庫房不宜設置天花板，並避免水管等管線之通過。
九 檔案庫房之樓地板面，應高於庫房外同一樓層之樓地板面二公分以上
。但檔案庫房設於既成建物，其樓地板面設有適當防止溢水流入之設
施者，不在此限。
一○ 檔案庫房之分間牆應採用不燃材料及甲種防火門、窗，其地板面材
應具防火功能。但檔案庫房設於既成建物者，於改建分間牆、防火
門前，應加強防火設施。
一一 檔案庫房牆壁、門窗及樓地板之隙縫、孔洞，應填補完善。
一二 檔案庫房應設置空調設備，並採行空氣淨化措施；其濾塵效率應達
百分之八十五以上。
一三 檔案庫房之溫度及相對溼度，應依附表所列標準控制之。
檔案庫房應配置溫、溼度紀錄儀表，並每日記錄之。
一四 檔案庫房應減少外窗之裝設；如有裝設必要者，應避免在東、西面
開窗，並應加裝窗簾、遮陽板等遮陽設備。
一五 檔案庫房應採用低紫外線、低輻射量及散熱良好之照明設備，避免
採用螢光燈。如使用一般日光燈應加濾光裝置。
檔案庫房之照明亮度，宜在八十勒克斯至二百四十勒克斯間。
一六 檔案架、檔案櫃或檔案箱等設備，應採行防火、防潮、防蝕及耐震
等措施。
前項設備之參考規格，由檔案管理局另定之。
一七 檔案架、檔案櫃之擺設應與壁面保持八公分以上距離，並遠離日曬
或有滲水跡象之壁面。
前項架、櫃應避免與地板密接，架頂應設置蓋板，以免檔案受潮、
污穢及受落塵侵害。
一八 檔案架、檔案櫃之擱板應保持光滑，避免檔案磨損。
一九 檔案庫房應進行蟲、鼠、黴、菌防治處理，並定期施以消毒或燻蒸
。但應注意避免損害檔案並符合環保規定。
二○ 檔案庫房應設置防盜及通訊系統，必要時並應配置錄影監視系統。
二一 檔案庫房應設置消防安全警報系統，並裝置消防安全設備。
消防安全設備之裝置，應避免損害檔案並符合環保規定。
二二 檔案庫房宜配置不斷電系統或緊急發電機。
二三 檔案庫房之電路系統、消防系統、電器設備及各項儀器，應實施定
期檢修、保養與校驗。
二四 檔案庫房內嚴禁下列行為：
(一) 使用或存放易燃或易爆物品。
(二) 吸菸。
(三) 飲食或儲存食物。
(四) 植養生物。
二五 檔案庫房宜採單一出入口門禁管制方式管理。
附 件：機關檔案管理資訊化作業要點
檔案管理局九十年十二月十二日
(九○) 檔秘字第○○○二○六六號函訂頒
壹 總則
一 為建立機關檔案管理資訊化作業標準，提昇檔案管理效能，特訂定本
要點。
二 各機關之檔案管理資訊化作業，應與文書處理結合，並依行政院訂頒
之文書及檔案管理電腦化作業規範等有關規定辦理。
貳 作業要求
三 各機關應依本要點使用檔案管理局建置之全國檔案資訊系統或自行建
置檔案管理系統。
四 使用全國檔案資訊系統之機關，應依檔案管理局規定之時程上線；必
要時，得經檔案管理局同意提前上線。
前項上線之機關，應備妥政府網際服務網 (Government Service Ne-
twork ，簡稱 GSN) 通信線路及可聯結網際網路之個人電腦等硬體設
備。
五 各機關自行建置檔案管理系統時，其系統應具備下列作業事項及功能
：
(一) 點收作業：
1 公文欄位轉入：機關已建置公文管理系統者，應提供其公文欄位
轉入檔案管理系統之功能。
2 公文欄位登錄：機關未建置公文管理系統者，應提供歸檔公文欄
位建檔之新增、修改、查詢及逕行點收確認等功能。
3 檔案點收：提供以條碼、線上選入或鍵盤輸入等方式確認點收作
業，並得視需要產出確認點收清單之功能。
4 退件處理：提供將不符點收規定之公文註記其退件理由、退件日
期，並產出退件清單之功能。
5 歸檔稽催：提供依預定之應歸檔日數檢核公文辦畢日期，並依單
位、承辦人及辦畢日期起迄期間等條件，產出逾期未歸檔案件稽
催單之功能。
6 延後歸檔：提供修正應歸檔日期之功能。
7 統計報表：提供依點收日期起迄期間為條件，統計歸檔及逾期未
歸檔情形，並產出統計報表之功能。
(二) 立案、編目作業：
1 檔案分類表維護：提供機關檔案分類表之新增、修改、查詢及列
印等功能；其欄位包括分類號、類目名稱及保存年限等項目。
2 保存年限查核：提供以檔案分類號查核檔案保存年限正確性之功
能。
3 分類編案：提供依分類號瀏覽或查詢相關案名之功能，並提供建
立檔號之新增、修改、刪除及查詢等功能。
4 編目：提供檔案目錄新增、修改、查詢及提供檔案必備欄位檢核
等功能；其編目欄位依檔案管理局訂定之檔案編目規範第六點規
定辦理。
5 目錄列印及轉出：提供列印及轉出檔案目錄之功能。
6 統計報表：提供依分類號及編目日期起迄期間等條件，統計檔案
編目數量，並產出統計報表之功能。
(三) 保管作業：
1 入庫保管：提供檔案入庫確認、附件另存位置、微縮編號、電子
媒體編號、電子檔案路徑、電子檔案名稱及檔案保存狀況等資料
之新增、修改及查詢等功能。
2 複製品管理：提供電子媒體或微縮等複製品之型式、編號、數量
及複製時間等資料之新增、修改、刪除及查詢，並具有將電子檔
案整批匯入與檔案目錄連結等功能。
3 檔案清查：提供依年度、分類號產生盤點清單及依盤點結果註記
之功能，或提供直接以條碼讀取檔號或檔案識別編號，自動比對
系統內檔案目錄，產出並註記盤點結果清單之功能。
4 案名標籤製作：提供以檔號製作足供黏貼於檔案卷脊或封面之卷
夾標籤及條碼標籤之功能；其標籤應載項目依檔案管理局訂定之
機關檔案保管作業要點第五點規定辦理。
5 案卷目次表製作：提供製作案卷目次表之功能，並可列印單筆案
件之標籤；其應載項目依檔案中央主管機關訂定之機關檔案保管
作業要點第七點規定辦理。
6 機密等級調整：提供機密檔案依保存年限、解密條件或文件產生
日期起迄期間等選擇條件，產出以單位別及檔號排序之機密檔案
等級調整檢討清單，並提供註記各業務單位檢討結果之功能。
7 統計報表：提供依入庫年度起迄期間、檔案保存狀況、區分檔案
保存年限及檔案媒體型式為條件，統計檔案保管數量，並產出統
計報表之功能。
(四) 檢調作業：
1 查詢：提供調案人以詳細欄位或簡要欄位查詢相關案件目錄及處
理狀態之功能。
2 調案單製作：提供以案件查詢結果，選擇調案範圍，並產出調案
單之功能；其調案單應載項目依檔案管理局訂定之機關檔案檢調
作業要點第四點規定辦理。
3 調案登錄：提供依核准調案單登錄其編號或內容之新增、修改、
查詢、列印及內部線上調閱等功能，得視需要產出調案簽收單；
並提供機關間借調或調用檔案期限之登錄等功能。
4 展期單製作：提供依調案單編號或調案人為條件，選擇預定展期
之案件，註記展期次數及展期理由等項目，並產出展期單之功能
；本作業得與調案單製作合併辦理。
5 展期處理：提供已核准展期單之新增、修改、查詢、刪除及限制
其展期次數最多三次之功能。
6 歸還：提供依調案人、調案單編號、檔號、文號或調案日期等查
詢條件顯示未歸還檔案清單，並提供已歸還檔案之歸還日期及使
用狀態註記之功能。
7 稽催：提供依調案人順序產出逾期未歸還通知單及稽催已達三次
清單，或視需要提供列印公務急用催還通知等功能。
8 統計報表：提供依調案日期起迄期間為條件，按調案人或個別檔
案排序統計調案數量及檢調率等情形，並產出統計報表之功能。
(五) 應用作業：
1 查詢：提供申請人以詳細欄位或簡要欄位查詢相關案件目錄及檢
出狀態之功能。
2 申請單製作：提供依案件查詢結果選擇申請應用範圍，登錄申請
人資料，並產出申請單之功能；其申請單應載項目依檔案法施行
細則第十八條規定辦理。
3 審核處理：提供依申請單審核結果登錄其編號或內容之新增、修
改、刪除、查詢及列印審核通知書等功能。
4 檢出：提供經核准應用之檔案，列印檔案簽收單之功能，以供庫
房檢出檔案或交付申請人簽收功能。該檔案經電子儲存者，得提
供直接列印或線上調閱等功能。
5 歸還：提供依申請人、身分證明文件字號、申請單編號、檔號、
文號或檔案檢出日期等查詢條件顯示未歸還之檔案清單，並提供
已歸還檔案之歸還日期及使用狀態等註記功能。
6 收費：提供收費表維護，並依申請人應用情形計算費用及列印費
用明細等功能。
7 統計報表：提供依申請日期起迄期間為條件，統計檔案應用率等
情形，並產出統計報表之功能。
(六) 銷毀作業：
1 製作擬銷毀檔案目錄：提供依擬銷毀日期及文件產生日期起迄期
間等條件，按承辦單位、檔號排序製作及列印擬銷毀檔案目錄之
功能；其目錄欄位依機關檔案保存年限及銷毀辦法第八條規定辦
理。
2 審核註記：提供依機關內、核轉機關及檔案管理局等不同機關層
級對檔案銷毀目錄審核意見及批次處理銷毀文號與銷毀日期之註
記功能。
3 目錄列印及轉出：提供列印及轉出檔案銷毀目錄之功能。
4 已銷毀檔案目錄查詢：提供依權限查詢已銷毀檔案目錄之功能。
5 統計報表：提供依分類號及銷毀日期起迄期間等條件，統計檔案
銷毀數量，並產出統計報表之功能。
(七) 移轉作業：
1 製作擬移轉檔案目錄：提供依文件產生日期起迄期間為條件，按
檔號排序製作及列印擬移轉檔案目錄之功能；其目錄欄位依國家
檔案移轉辦法第四條規定辦理。
2 審核註記：提供依機關內、核轉機關及檔案管理局等不同機關層
級對擬移轉檔案目錄審核意見之註記功能。
3 目錄列印及轉出：提供列印及轉出檔案移轉目錄之功能。
4 箱號註記：提供移轉檔案裝箱之箱號註記及依序產出個別箱號之
檔案移轉目錄列印功能。
5 統計報表：提供依移轉日期起迄期間等條件，統計檔案移轉數量
，並產出統計報表之功能。
(八) 檔案查詢作業：
1 網路檢索：提供透過網際網路全文檢索查詢檔案目錄之功能。
2 欄位及排序：提供檔案目錄各欄位間邏輯運算方式及選擇查詢結
果排序方式之功能。
3 顯示：提供以詳細欄位或簡要欄位顯示查詢結果之功能。
4 調閱：結合機關檔案影像系統，提供機關內線上調閱及權限控管
功能。
5 統計報表：提供依查詢日期起迄期間為條件，統計查詢人次及各
欄位查詢次數及比率，並產出統計報表之功能。
(九) 綜合報表：提供依起迄期間為條件，產出包括檔案數量、成長量、
不同媒體型式量、不同保存年限量、微縮儲存量、電子儲存量、銷
毀量、移轉量、檢調量、應用量、查詢量及不同保存狀況量等月、
季、年統計報表之功能。
前項各報表之格式，由檔案管理局另定之。
參 傳輸介面
六 使用檔案管理局建置之全國檔案資訊系統之機關，應依附表一所定公
文欄位轉換格式，將每日辦畢公文轉入全國檔案資訊系統，並依檔案
管理局之規定，適時於線上依已設定之格式辦理檔案目錄之彙送與檔
案銷毀目錄及移轉目錄之註記傳送。
七 自行建置檔案管理系統之機關，應依下列規定，利用電信網路，或採
離線方式以附表二所定之電子媒體規格，將檔案目錄傳 (彙) 送檔案
管理局：
(一) 依檔案法施行細則第十條所定時程及程序，傳 (彙) 送已完成編目
之檔案目錄電子檔。
(二) 依國家檔案移轉辦法第四條及第八條所定時程及程序，傳 (彙) 送
審核後之檔案移轉目錄電子檔。
(三) 依機關檔案保存年限及銷毀辦法第九條所定時程及程序，傳 (彙)
送審核後之檔案銷毀目錄電子檔。
前項檔案目錄傳輸格式，應依附表三之規定辦理。
八 各機關得利用電信網路，或採離線方式以附表二所定之電子媒體規格
，將附表四所定之機關檔案分類表傳送檔案管理局。
九 各機關傳 (彙) 送第六點、第七點及第八點所定電子檔案時，應依下
列規定辦理：
(一) 採可擴充之標示語言 (eXtensible Markup Language，簡稱 XML)
格式。
(二) 名稱，以機關代碼、傳送日期及流水號依序組成。機關代碼採行政
院人事行政局所定代碼，傳送日期採年三碼、月二碼、日二碼，流
水號採二碼。
(三) 欄位格式，採文字 (Character) 屬性，除代碼外，餘中國文字以
國家中文標準交換碼 (CNS11643) 表示之，外國文字得採唯一碼 (
Unicode)。
(四) 公文欄位轉換格式，以文號為唯一識別鍵值 (Unique Key) 。檔案
目錄傳輸格式，以檔號為唯一識別鍵值。機關檔案分類表格式，以
分類號為唯一識別鍵值。
肆 檔案電子儲存
一○ 辦理檔案電子儲存時，應依附表五所定電子檔案格式選擇適當格式
為之。
一一 辦理檔案電子儲存時，應依附表二所定電子媒體規格選擇適當媒體
為之。
一二 製作電子影像檔案正版時，應依下列規定辦理：
(一) 黑白影像：採 TIFF G4 格式，其解析度至少三百 DPI 以上。
(二) 灰階影像：採 TIFF 格式，其解析度至少二百 DPI 以上。
(三) 彩色影像：採 JPEG 格式，其解析度至少二百 DPI 以上，壓縮
品質至少為百分之七十五。
一三 製作電子影像檔案副版時，得考量儲存空間及傳輸效率等因素，以
維持影像清晰為限，為適當之壓縮或降低解析度等處理。
一四 為促進檔案開放應用，各機關得將其檔案電子目錄與電子影像檔案
或電子全文連結，並提供網頁瀏覽檢索功能。
伍 系統與網路安全
一五 為確保機關檔案管理系統及檔案資訊網路傳輸之安全，各機關應依
行政院及所屬各機關資訊安全管理要點及規範有關規定，訂定妥適
之安全控管措施。
一六 機關檔案管理系統應建立系統使用者註冊管理制度，加強使用者通
行密碼管理；並訂定系統存取政策及授權規定，防止系統被入侵、
破壞、竄改、刪除及未經授權之存取。
一七 檔案資訊網路傳輸，應採用資料加密、身分鑑別及電子簽章等安全
技術，以確定資料傳輸具完整性、機密性、身分鑑別及不可否認性
等安全需求。
前項所定之資料加密、身分鑑別及電子簽章等安全技術，應依文書
及檔案管理電腦化作業規範有關規定辦理。
附 件：國家檔案開放應用要點
檔案管理局九十年十二月十二日
(九○) 檔秘字第○○○二○六六號函訂頒
一 為辦理檔案法第二十二條有關國家檔案之開放應用事項，特訂定國家
檔案開放應用要點 (以下簡稱本要點) 。
二 本要點之適用範圍，包括由檔案管理局及其國家檔案館保管之國家檔
案。
前項所稱國家檔案館係指依國家檔案性質或地區，職司國家檔案原件
及複製品典藏及開放應用之處所。
三 檔案管理局應主動公開國家檔案資訊，其方式如下：
(一) 刊載於政府機關公報、新聞紙或其他出版品。
(二) 利用電信網路傳送或其他方式，供民眾線上查詢。
(三) 其他足以使公眾得知之方式。
四 檔案管理局及國家檔案館應提供諮詢服務，指定專人主動協助民眾應
用檔案。
五 檔案管理局得於國家檔案館定期舉辦國家檔案展示推廣活動，以促進
檔案之開放與應用。
六 國家檔案館應設置研究室，供研究人員申請使用；其使用規定另定之
。
七 檔案管理局及其國家檔案館應設置檔案閱覽處所，並視實際需要配置
電腦、縮影閱讀機等機具，以利民眾閱覽、抄錄或複製檔案，並裝備
必要之監控系統及防火安全設施。
八 民眾申請閱覽、抄錄或複製國家檔案，得準用檔案管理局訂定之檔案
閱覽抄錄複製收費標準收取費用。
九 國家檔案之應用以複製品為原則。
一○ 進入檔案管理局及其國家檔案館檔案閱覽處所者，應備身分證明文
件並登記姓名、出生年月日、住 (居) 所、身分證明文件字號及聯
絡電話等基本資料。
前項程序，得以辦理閱覽證代之。
一一 應用國家檔案應填具申請單，載明下列事項：
(一) 申請人之姓名及身分證明文件字號。
(二) 申請項目。
(三) 檔案名稱或內容要旨。
(四) 檔號。
(五) 申請目的。
(六) 有使用檔案原件之必要者，其事由。
(七) 有使用第十三點所定自備器材之必要者，其事由。
(八) 申請日期。
一二 受理前點申請，檔案管理局及其國家檔案館應速檢出檔案提供應用
；如該檔案因修補、展覽、機關檢調或其他情形無法提供應用時，
應告知申請人理由及得以利用之時間。
一三 應用國家檔案應以使用檔案管理局及其國家檔案館提供之設備為原
則；如有使用自備之手提電腦、輔助閱讀器材或其他器材之必要者
，應於申請時載明，經許可後始得為之。
一四 國家檔案之應用，應遵守檔案法有關規定，不得破壞檔案或變更檔
案內容；如有違反，應依檔案法第二十六條規定辦理。
附 件：國家檔案管理委員會設置要點
檔案管理局九十年十二月十二日
(九○) 檔秘字第○○○二○六六號函訂頒
一 檔案管理局 (以下簡稱本局) 為依檔案法第三條第四項及檔案管理局
組織條例第十條規定，設置國家檔案管理委員會 (以下簡稱本會) ，
特訂定本要點。
二 本會任務如下：
(一) 關於檔案之判定、分類、保存期限及其他爭議事項之審議。
(二) 關於檔案管理及應用政策之諮詢事項。
三 本會置委員二十一人至二十九人，其中一人為主任委員，由本局局長
兼任；其餘委員，除本局副局長為當然委員外，由本局局長就下列人
選，報請行政院研究發展考核委員會核定後聘 (派) 兼之：
(一) 有關機關代表。
(二) 社會公正人士。
(三) 學者專家。
(四) 政黨代表
前項社會公正人士、學者專家及政黨代表人數之比例不得少於委員總
數二分之一。
四 本會委員任期二年，期滿得續聘 (派) 之。但代表機關出任者，應依
其職務異動，辦理改聘 (派) 。
社會公正人士、學者專家及政黨代表委員之續聘以連續三次為限。
委員出缺時，補聘 (派) 委員之任期至原委員任期屆滿之日止。
五 本會置執行秘書一人，由本局相關人員兼任，承主任委員之命，辦理
本會有關事務。本會幕僚作業由本局派員兼辦。
六 本會委員會議開議前，得就擬議事項，徵詢有關委員、學者專家及相
關機關 (構) 、團體意見，經分析彙整後提報委員會議審議。必要時
，得經主任委員核可，召開初審會議獲致結論後，提報委員會議審議
。
前項初審會議之主席，由主任委員指派或由參與初審會議之委員互選
之。
七 本會以每二個月召開委員會議一次為原則，由主任委員召集之，必要
時得召開臨時會議，均以主任委員為主席；主任委員不克出席時，由
其指派委員一人或由委員互推一人為主席。開會時，得邀請有關單位
或人員列席。
八 本會委員會議應有全體委員過半數之出席始得開會；其決議應有出席
委員過半數之同意行之；正反意見同數時，由主席裁決之。
九 委員應親自出席會議。但由機關代表兼任之委員不克出席會議時，得
指派代表出席。
前項指派之代表列入出席人數，並參與會議發言及表決。
一○ 本會委員均為無給職，但非本局之兼任人員得依規定支領出席費或
兼職交通費，所需經費由本局編列年度預算辦理。
一一 本會不對外行文；其決議事項以本局名義行之。
附 件：檔案管理局受託保管及收購私人或團體珍貴文書要點
檔案管理局九十年十二月十二日
(九○) 檔秘字第○○○二○六六號函訂頒
一 檔案管理局 (以下簡稱本局) 為辦理檔案法 (以下簡稱本法) 第十四
條第一項有關私人或團體所有珍貴文書之受託保管及收購事項，特訂
定本要點。
二 本要點所稱珍貴文書，指本法第十四條第一項所定具有永久保存價值
之文件或資料。
三 受託保管及收購之珍貴文書以原件為原則。
四 私人或團體委託保管或請求收購珍貴文書，得以書面或言詞向本局表
示；其以言詞為之者，本局應作成紀錄。
五 僑居國外之中華民國國民委託保管或請求收購珍貴文書，得以書面經
由我國駐外使領館、代表處、辦事處或其他外交部授權機構或僑務委
員會認可之僑團轉送本局辦理；以言詞為之者，應作成紀錄轉送之。
外國私人或團體，亦同。
六 外國私人或團體委託保管或請求收購珍貴文書，本局得會同外交部依
本要點及有關法令辦理。
七 本局受理私人或團體委託保管或請求收購珍貴文書，應依本局訂定之
檔案保存價值鑑定規範有關規定，審查確認該文書具有永久保存價值
後，始得接受託管或收購之。
前項審查經過及結果應函知該私人或團體。
本局就所為之接受託管或收購珍貴文書行為得經公證或認證。
八 珍貴文書之託管，應訂定書面契約；託管期間以五年以上為原則。
九 託管關係存續中，委託者有使用其託管珍貴文書之必要時，經本局同
意後，得暫時取回；其取回使用之期間，不得超過六個月。
一○ 珍貴文書之託管，不得要求或收取任何報酬或費用。
一一 託管之珍貴文書，除契約另有訂定外，不得限制開放應用。
一二 珍貴文書之收購，依第七點審查確認價值後，依訪價結果洽定收購
價格；其價格不易確定者，應召開鑑價會議估定之。
前項鑑價會議，應邀請學者專家參加。
一三 珍貴文書之收購，應訂定書面契約。
附 件：檔案管理局總統文物管理要點
檔案管理局九十年十二月十二日
(九○) 檔秘字第○○○二○六六號函訂頒
一 檔案管理局 (以下簡稱本局) 為管理總統文物，充實國家檔案有關資
料，特訂定本要點。
總統文物之維護，除法令另有規定外，依本要點之規定辦理。
二 本要點所稱總統文物，指總統從事各項活動所產生而不屬檔案性質之
各種文物，包括信箋、手稿、個人筆記、日記、備忘錄、講稿、照片
、錄影帶、錄音帶、勳章及禮品等文字、非文字資料或物品。
三 總統得於任職期間或卸任後，將其所有之文物交由本局管理。
四 政府機關或機構所有之總統文物具有保存價值者，得交由本局管理。
五 私人或團體所有之總統文物具有保存價值者，本局得接受捐贈、受託
保管或收購之。
前項作業程序，適用本局訂定之私人或團體捐贈珍貴文書獎勵辦法及
私人或團體所有珍貴文書託管及收購要點有關規定。
六 本局應指定國家檔案館保管總統文物；必要時得委託相關機關、機構
或團體代為管理。
七 本局得編製所管理之總統文物目錄，適時公開於資訊網路，或刊登政
府公報、新聞紙或以其他適當方式公布之。
八 申請閱覽、抄錄或複製總統文物，應以書面敘明理由，向第六點所定
國家檔案館或委託機關、機構或團體申請之。
前項申請，準用國家檔案開放應用要點有關規定。
九 前點申請案件，如為維護公共利益或第三人之正當權益所必要者，得
拒絕之。
一○ 本局得徵詢總統或其繼承人同意，規劃辦理總統文物展等開放應用
事宜。
一一 副總統文物之管理準用本要點規定。