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列印時間:111.09.26 21:38

法規內容

法規名稱: 法務部矯正署雲林監獄檔案管理作業要點
公發布日: 民國 105 年 10 月 05 日
修正日期:民國 106 年 02 月 08 日
法規體系: 矯正機關 > 法務部矯正署雲林監獄
立法理由:
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一、法務部矯正署雲林監獄(以下簡稱本監)為健全檔案管理,爰依檔案
    法及其相關子法之規定訂定本要點。
二、設置檔案庫房集中管理檔案,並指派專人負責管理。除檔案管理人員
    外,非經許可不得擅自進入,經許可進出者應填寫「人員進出庫房紀
    錄單」。
三、庫房相關設施應定期檢修、保養與維護,維修完畢時應填寫「檔案庫
    房設施維護紀錄單」。檔案庫房之溫度及相對濕度,應依檔案庫房設
    施基準第十三點附表(檔案庫房溫濕度標準表)所列標準控制。
四、辦畢之案件應於五個工作日內歸檔。歸檔案件屬紙本型式者應依照歸
    檔清單所列序號由上而下排列彙齊,併同歸檔清單送檔案管理人員辦
    理歸檔;屬線上簽核案件者,於公文線上簽核系統辦理線上歸檔。
五、各科室承辦人員應先行檢核擬歸檔案件是否辦畢,並於案件首頁右上
    角填列分類號及保存年限,逐件逐頁編寫頁碼,未填列者,應退請承
    辦人員補填。
六、附件以與原文裝訂為原則,歸檔之附件每一種以一份為限。附件需另
    存者,檔案管理人員應於線上簽核系統登錄附件另存資料,並於原文
    註記附件另存位置及附件編號,於附件首頁或其外包裝適當處註明文
    (編)號。
七、現金、有價證券及其他貴重物品、司法訴訟有關物證、流質或氣體、
    易燃品及管制物品、易變質而不適長期保存等物品,應由承辦人員另
    行處理,不得歸檔。
八、對於辦畢應歸檔而未歸檔之案件,檔案管理人員應於每月底定期辦理
    查催,經查催仍未辦理者,陳報監務會議請權責長官處理。
九、檔案管理人員發現檔案分類號有錯誤或疑義時,應即洽承辦人員查明
    更正。
十、機密案件歸檔,承辦人員應以機密檔案專用封套裝封,並確實填寫封
    套上各項目之內容,並於封口處加蓋印章或職名章彌封。
十一、機密檔案應放置於專用櫃密鎖存放,並由專人管理。檔案管理人員
      每年應至少辦理一次清查作業,並請承辦人員依規定辦理機密等級
      變更或解密事宜。機密檔案解密後,應依一般檔案存放保管。
十二、借調檔案以與承辦業務有關者為限。因業務需要,借調非主管案件
      時,應送會承辦業務主管同意,或簽請本監權責長官核准。
十三、申請借調檔案時,應以案件或案卷為申請單位,並由調案人於線上
      簽核系統填具線上調案單,經承辦單位主管或本監權責長官核准後
      ,送檔案管理單位調取。
十四、借調檔案應於檔案調出之日起十五個工作天內歸還。期限屆滿前,
      如需繼續使用,應提出展期申請,並經單位主管或本監權責長官核
      准,知會檔案管理單位後,始得為之。惟屬依法調用者,則以其來
      函核准日期為限。
      前項展期次數以三次為限,每次展期天數不得超過借調期限。展期
      次數超過三次,仍須使用檔案者,應先歸還檔案後,再依規定辦理
      借調。機關間借調檔案,亦同。
      機關間借調檔案,應備函提出請求,並經本監權責長官核准後辦理
      ;依法調用之機關,調用檔案時,應備函載明法律依據、調用目的
      及調用期間。
十五、對於逾期未歸還之檔案,檔案管理人員應定期於每月底辦理稽催;
      經洽催三次仍不歸還時,應陳報監務會議請首長處理。
十六、檔案管理人員對於歸還之檔案應詳細查檢無誤後,於調案單及調案
      紀錄上註記歸還日期;如發現有缺漏、塗改、抽換、拆散等情事時
      ,應於調案紀錄上載明事由,並簽報首長議處。
十七、本監內部單位借調機密檔案,應填具調案單,並經業務承辦單位主
      管核准。但屬國家機密者,除辦理該機密事項業務者外,應經原核
      定機關或其上級機關有核定權責人員書面授權或核准。
      機密檔案借出時,應注意其安全維護;必要時得採取外加封套或機
      密檔案傳遞專用箱盒(袋)等防護措施。
十八、機密檔案歸還時,應由調案人檢視封套之內容,核對無誤後密封,
      並在封套上簽章,註明歸還日期後交由檔案管理人員。檔案管理人
      員應檢視封套是否密封,如未密封,即請調案人處理。
十九、機關人員調、離職時,人事單位應知會檔案管理單位,以檢查其檔
      案應歸檔情形及借調檔案情形。如有借調檔案應全數歸還,不得轉
      借;如屬依法調用或機關借調且未屆歸還期限者,應列為職務移交
      事項。未歸檔檔案應於離職前送交檔案管理人員歸檔,若經查催仍
      未歸檔,檔案管理人員應簽請首長處理。
二十、檔案管理人員應訂定檔案清理計畫辦理檔案清理作業。
二十一、檔案銷毀目錄經編製完成,應會送相關業務單位表示意見,併同
        檔案銷毀計畫,如經辦理檔案保存價值鑑定,應並附檔案鑑定報
        告送陳首長核准後,依規定陳報矯正署層送檔案管理局審核。經
        核准銷毀之檔案,應會同政風室監毀,必要時得請相關科室派員
        監毀。辦理檔案銷毀時,應錄影或拍照備查。
二十二、應組成檔案鑑定小組,於檔案銷毀及應用有疑慮、移轉前、保存
        年限調整等時機召開檔案保存價值鑑定會議,並依鑑定決議製成
        鑑定報告。
二十三、檔案管理人員得視業務需求觀摩績優機關檔案管理作業,觀摩後
        應製作擬處建議報告並簽陳首長核准。
二十四、檔案管理人員應定期辦理教育訓練,提昇同仁對於檔案作業之重
        視。
二十五、本監之檔案應用,依本監「檔案開放應用須知」辦理。
資料來源:法務部主管法規查詢系統