九、各單位對於個人資料之蒐集、處理或利用，應確實依本法第五條規定 為之。遇有疑義者，應提請本小組研議。
十、各單位蒐集當事人個人資料時，應明確告知當事人下列事項。但符合 本法第八條第二項規定情形之一者，不在此限： （一）機關或單位名稱。 （二）蒐集之目的。 （三）個人資料之類別。 （四）個人資料利用之期間、地區、對象及方式。 （五）當事人依本法第三條規定得行使之權利及方式。 （六）當事人得自由選擇提供個人資料時，不提供對其權益之影響。
十一、各單位蒐集非由當事人提供之個人資料，應於處理或利用前，向當 事人告知個人資料來源及前點第一款至第五款所列事項。但符合本 法第九條第二項規定情形之一者，不在此限。 前項之告知，得於首次對當事人為利用時併同為之。
十二、各單位依本法第六條第一項第六款、第十一條第二項但書或第三項 但書規定，經當事人書面同意者，應取得當事人同意之書面文件； 該書面文件作成之方式，依電子簽章法之規定，得以電子文件為之 。 各單位依本法第十五條第二款或第十六條但書第七款規定經當事人 同意者，應符合本法第七條及本法施行細則第十五條所定之方式。
十三、各單位依本法第十五條或第十六條規定對個人資料之蒐集、處理、 利用時，應詳為審核並將其審核結果於個人資料檔案中記明後為之 。 各單位依本法第十六條但書規定對個人資料為特定目的外之利用， 應將個人資料之利用歷程做成紀錄。 對於個人資料之利用，不得為資料庫之恣意連結，且不得濫用。
十四、本部保有之個人資料有誤或缺漏時，應由資料蒐集單位簽奉核定後 ，移由資料保有單位更正或補充之，並留存相關紀錄。 因可歸責於本部之事由，未為更正或補充之個人資料，應於更正或 補充後，由資料蒐集單位以通知書通知曾提供利用之對象。
十五、本部保有之個人資料正確性有爭議者，應由資料蒐集單位簽奉核定 後，移由資料保有單位停止處理或利用該個人資料。但符合本法第 十一條第二項但書情形者，不在此限。 個人資料已停止處理或利用者，資料保有單位應確實記錄。
十六、本部保有個人資料蒐集之特定目的消失或期限屆滿時，應由資料蒐 集單位簽奉核定後，移由資料保有單位刪除、停止處理或利用。但 符合本法第十一條第三項但書情形者，不在此限。 個人資料已刪除、停止處理或利用者，資料保有單位應予以確實記 錄。
十七、各單位依本法第十一條第四項規定刪除、停止蒐集、處理或利用個 人資料者，應簽奉核定後移由資料保有單位為之。 個人資料已刪除、停止蒐集、處理或利用者，資料保有單位應予以 確實記錄。
十八、本部遇有本法第十二條所定個人資料被竊取、洩漏、竄改或其他侵 害情事者，經查明後，應由資料外洩單位以適當方式儘速通知當事 人。