法務部主管法規查詢系統

一、本所為落實檔案法規定及健全檔案庫房安全管理制度，依據「檔案庫
    房設施基準」、「機關檔案保管作業要點」特訂定本要點。

二、庫房門禁管理
    檔案庫房採單一出入口門禁管制，進出庫房應嚴格控制，除檔案工作
    人員外，非經許可不得進入。

三、庫房維護
（一）檔案庫房內嚴禁下列行為：
   （1）使用或存放易燃、易爆物品。
   （2）吸菸。
   （3）飲食或儲存食物。
   （4）植養生物。
   （5）破壞檔案或變更檔案內容。
   （6）行儀穿著以整齊素雅以適工作為主。
（二）各專責人員應每日進行庫房例行查檢工作，其事項包括：
   （1）門鎖是否正常，庫房之門、窗及通訊設備是否正常運作。
   （2）採用溫溼度紀錄儀，應定期檢視儀器是否正常，並記錄於「檔案
        庫房溫溼度紀錄單」。
   （3）如採用空氣淨化設備，應定期檢視設備是否正常。
   （4）消防設備是否正常。
   （5）庫房是否整齊清潔無堆放雜物。
   （6）緊急照明設備是否正常。
   （7）照明設備、除溼機、防潮櫃及機密檔案櫃是否正常。
   （8）檔案工作人員每日下班前應確實檢查庫房之門、窗已上鎖；關閉
        空調、照明設備、印表機等各項電源。
（三）庫房維護除每日例行工作外，應進行下列檢查維護事項：
   （1）檔案工作人員應定期進行清潔工作，清潔地面時應使用吸塵器或
        擰乾之拖把清潔地板，並以擰乾之抹布擦拭檔案架、櫃。
   （2）定期請廠商或專業人員執行庫房蟲、鼠、黴、菌防治處理，並定
        期施以消毒，但應注意避免損害檔案並符合環保規定。
   （3）如有大雨特報或颱風警報，應預作防災準備，緊閉窗戶；戒護科
        外掃主管、人員應注意周圍排水口保持暢通等處理。
   （4）於大雨或颱風後，檔案管理專責人員應立即檢查庫房周圍地面是
       否積水，並檢查牆壁是否有滲水跡象。
（四）庫房之設備或設施如有損毀或異常時，各檔案工作人員、戒護科執
      勤人員（非上班日）應進行查檢並進行必要之處置：
   （1）檔案如有泡水，應先將水損檔案撈起置放於支撐板或推車上，移
        到緊急搶救處理地點後，再進行後續處理。
   （2）庫房設施有異常狀況時，如溫濕度異常、跳電等應查明原因並通
        知相關單位修復，並將修復情形記錄於「檔案庫房設施維護紀錄
        單」。
   （3）庫房如遭遇天災或人為破壞，進入災場時，應即時拍照並記錄現
        場狀況。
（五）定期保養維護
   （1）庫房設備或設施之保養維護，必要時，得委請專業人員或廠商定
        期進行。
   （2）庫房進行各項設備或設施之保養時，檔案工作人員應陪同維修人
        員或承包廠商進行各項系統、設備或儀器之檢修、保養與校驗，
        並將其檢查結果記錄於「檔案庫房設施維護紀錄單」。

四、人員進出管制
（一）進出庫房應嚴格控制，除檔案工作人員外，非經許可不得進入，進
      用。
（二）非檔案工作人員因業務需要須進入庫房時，應先經機關權責長官或
      授權主管同意後，會同檔案工作人員進入；如為庫房設備維修之廠
      商，應依契約規定時間由檔案工作人員陪同進入。
（三）非檔案工作人員申請進入庫房時，應於「人員進出庫房紀錄單」記
      錄進入庫房之時間及辦理事項並陳核上級或授權主管，經核可後始
      可進入庫房；持奉准調案單之調案人員仍應填「人員進出庫房紀錄
      單」，唯不需再陳核上級。
（四）庫房若於非上班時間發生異常狀況，戒護科值勤人員得請督勤官開
      啟備用鑰匙箱，進入庫房為必要處理，並將處理情形儘速陳報。
（五）進入庫房人員應遵守檔案庫房嚴禁行為；違反規定時，檔案工作人
      員應予制止。
（六）非檔案工作人員離開庫房前，檔案工作人員應確實檢查有無攜出檔
      案之狀況，並檢查門窗、保全、監視等設備是否正常，並於「人員
      進出庫房紀錄單」記錄離開之時間。

五、保密與安全注意事項：
（一）未經許可私自攜出任何檔案資料或文件。
（二）未經許可攝影拍照。
（三）嚴禁以任何方式（如：背誦後外傳、拍攝、錄音、錄影、抄錄紙條
      、電話等等）洩露本所檔案室之任何業務內容相關訊息。
（四）執行檔案應用檢調等相關業務時非原承辦人或原承辦主管單位之授
      權同意（調案單之簽章），本檔案保密原則，應禁止提供該案相關
      訊息。
（五）檔案室嚴禁電腦插取儲存設備如：隨身碟、光碟片等，禁止於電腦
      內儲存複製或更改非統計室同意之檔案資料或程式等。
（六）禁止私接任何電器用品，以維電火安全。
（七）若職務上有其它保密等疑慮事項請與檔案承辦人詢問後再行作業。
（八）若已離職人員，亦應遵守上述第（三）點之揭示事項。