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法規內容

法規名稱: 廢/停臺灣臺南少年觀護所出納管理作業流程及作業手冊
公發布日: 民國 93 年 09 月 07 日
廢止日期:民國 94 年 07 月 08 日
法規體系: 矯正機關 > 法務部矯正署臺南少年觀護所
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第 一 章 總則

一、為建立出納管理制度,依公開、透明作業程序,提昇出納管理效能及
    服務品質,加速公款支付,確保公款之安全,特依據事務管理規則第
    六十二條之三精神訂定本手冊。
二、本手冊所稱出納管理,係指依法管理現金、票據、有價證券、保管品
    等之收付、移轉、存管及帳表之登記、編製等事項;本手冊所稱之主
    辦出納係指綜理、督導、指揮出納管理業務之人員;本手冊所稱之出
    納管理人員係指實際經管現金、票據、有價證券、保管品等之收付、
    移轉、存管及帳表之登記、編製之人員。
三、出納管理人員每六年至少職務工作輪換一次,並貫徹休假代理制度。
四、出納管理單位應根據會計憑證,辦理關於現金、票據、有價證券、保
    管品等之收付、移轉、登記及財產契據之存管等事項。
五、出納管理單位保管之現金、票據、有價證券、保管品、契據等不得挪
    用或作借支。
六、出納管理單位收納各種收入,除法令另有規定者外,應一律使用收納
    款項收據及時通知會計單位編製會計憑證入帳。
七、 出納管理單位除依法得自行保管之經費款項外,收納之各種收入款
     項,依規定應於當日或次日解繳公庫。自行保管及收納之各種款項
     、票據、有價證券、保管品等,在經收及依法保管期間,遇有損失
     時,依審計法第五十八條及七十二條規定辦理。
八、專戶存管款項存款之支票,應由機關首長、主辦會計暨主辦出納簽章
    ,上述人員均得授權代簽人簽章。

第 二 章 安全及設施

九、業務無關人員不得逗留出納作業處所或翻閱各種公文、帳簿。
十、出納管理人員在工作時間,應儘量避免會客。
十一、出納管理人員解領款項,應親自辦理,並視需要加派人員協助。
十二、出納管理單位日常收納事項較多者,依規定洽請代理公庫銀行派員
      在本機關駐收。
十三、出納管理單位保險櫃內不得代為保管私人財物。

第 三 章 收款

十四、收款作業:
      1、根據收入傳票或收款通知單收款。
      2、收入現金、票據及有價證券、保管品等,須當面點清。
      3、收入票據,應審閱發票人或銀行名稱、地點、種類、抬頭、金
          額、日期、背書等是否與規定相符。
      4、收入之現金、票據、有價證券、保管品等,依照規定應送銀行
          或國庫者,應填具送金單 (簿) 或繳款書,如數解繳。
      5、委經辦收入事項,須按照先後次序,編列號碼,並視需要使用
          號碼憑證 (牌) 發給繳款人,以憑調換正式收訖憑證。
      6、款項收妥後,即在傳票或繳款單上加蓋收訖日期戳記及經收人
          私章。
      7、每日結算終了仍有收入款項等,應於次日補行登帳。
      8、收入款項,應及時按順序登帳。
十五、經收現金或有價證券,應切實分別清點檢查。
十六、經收現金或有價證券、保管品等,如發現偽造或變造時,應即依法
      究辦,如未查究,其損失應由經收人員賠償。
十七、 收納各種收入,除法令另有規定外,應一律使用收納款項收據,
       按編號順序領用。

第 四 章 付款

十八、收到會計單位編製之付款憑單,應即辦理付款手續。
十九、收到會計單位編製之支出傳票,其屬於在專戶存管款項支付者,應
      即簽發「國庫專戶存款支票」,通知受款人前來領取。
二十、辦理付款時,應檢核所附憑證,是否與支出傳票及印鑑相符。如付
      款時,需取具收據或發票者,應注意合於支出憑證證明規則之規定
      。
二十一、在專戶存管款項內支付之款項,應一律簽發抬頭支票並劃線,十
        萬元以上者並應註明禁止背書轉讓。
二十二、簽發支票除應根據合法之會計憑證外,並應注意下列各點:
        1、簽發支票時,應注意存款餘額。
        2、金額數字應用中文大寫,數字末尾應加一「整」字。
        3、支票金額須同時填寫阿拉伯數字者,應一併填寫。
        4、支票上應填明日期及付款憑證相符之受款人姓名或公司行號
            名稱。
        5、受款人應於支票存根上簽名或蓋章。
        6、簽發支票之號碼帳號等,應於傳票上註明。
        7、簽發支票如有錯誤應即作廢,並加蓋「作廢」字樣,重新簽
            發,不得塗改。並將該支票號碼剪貼於該本支票領取證背面
            。
二十三、款項付訖後,即在傳票上加蓋付訖日期戳記及經付人員章。
二十四、支付款項,須由金融機構匯寄者,應洽會計單位在傳票上註明匯
        往地點及受款人名稱,即日匯出,並將匯款憑證附入原傳票。
二十五、出納管理人員編製薪餉、獎金、不休假加班費等各項補助費表冊
        。作業如次:
     (一) 、建立資料:
            1、依據人事或相關單位之通知或依權責調查後,建立及更
                新出納基本資料檔案。
            2、通知員工在機關委託之金融機構開立帳戶,據以輸入電
                腦建立資料檔,俾辦理劃撥入帳。
     (二) 、辦理付款轉帳存款作業程序:薪津、加班、不休假加班費等
            各項補助費須先經相關單位統一造具清冊送請相關單位審查
            核可後,由會計單位簽開「付款憑單」,遞送財政部台北區
            支付處,並適時將相關轉帳媒體資料送金融機構。

第 五 章 各項費用之扣繳作業

二十六、員工薪津內扣繳之各種費款,必須依據有關會計憑證或其他合法
        通知,始得辦理,現行扣繳項目包括:所得稅、公保、公務人員
        退撫基金、健 (眷) 保費、勞保費、福利互助金、公教住宅貸款
        、公教存款及其他等項。
二十七、各項費用之扣繳作業:
     (一) 、本機關員工每月薪津內各項費用之扣繳,於其薪資全數撥入
            金融機構各機關劃撥帳戶後,其中除由出納管理人員依據扣
            繳資料另行分別簽開金融機構支票,持赴下列受款機關繳納
            外,公教存款及其餘款項應即逕撥員工個人帳戶。
            1、公保費及公務人員退撫基金:每月十五日前持人事單位
                編製之繳納保險費清單,赴代收金融機構繳納。
            2、健 (眷) 保費:每月十五日前持健保局寄送之繳款單,
                赴代收金融機構繳納。
            3、勞保費:每月十五日前持勞保局寄送之繳款單,赴代收
                金融機構繳納。
            4、薪資所得稅:每月十日前填製薪資所得扣繳稅款繳款書
                赴金融機構繳納。
            5、公教住宅購屋貸款:於各該貸款金融機構規定期限內繳
                納。
            6、公教存款:每月十日前填製團體戶存款單一式三份及磁
                片遞送金融機構,由金融機構主動轉入各員工存款帳戶
                。
            7、其他:依其他法令規定赴指定之金融機構繳納。
     (二) 、所得稅扣繳作業:出納管理單位應於每月十日前,將上月依
            相關規定扣繳之稅款向國庫繳清,至每年應開具扣繳憑單部
            分,則依本機關內部規定辦理。

第 六 章 票據、有價證券及保管品之收付與管理

二十八、票據、有價證券及保管品之收付,出納管理單位應根據傳票執行
        ,如根據核准文件收入者,應即填製「收入款項通知單」或書面
        通知會計單位補製傳票,執行後,收付票據、有價證券及保管品
        之出納管理人員,應於傳票上簽章以示完成收付手續。
二十九、出納管理單位收到各項票據、有價證券及保管品,除需於當日發
        還者外,應依照公庫保管品有關規定送存公庫或代理公庫機關保
        管。
三十、出納管理單位經收各項票據、有價證券及保管品應注意事項如下:
      1、 票據、有價證券、保管品及契據等,應逐案編註收管案號,
           並就其性質相同者,分類登入記錄簿。
      2、本票及國內外之支票、匯票等,除應詳細登記來源、票號、抬
          頭、用途、幣別、金額、出票處所等項外,並應注意票據之有
          效期限。
      3、應注意各項票據、有價證券及保管品之到期日或有效期限,按
          期通知經管業務單位,辦理展延、退回或收取本息後即填具「
          收入款項通知單」,通知會計單位編製傳票。
      4、收管機關採購及財物變賣、處分等實物擔保憑證,應依照原訂
          立契約書會同有關單位辦理。
      5、存庫之保管品,應分類登記於存庫保管品備查簿,並按月編造
          保管品報告表送會計單位以備查考管制。

第 七 章 押標金、保證金及保固金之收付

三十一、為應採購作業需要,出納管理單位得於代理公庫之金融機構以各
        機關名義開設機關專戶,供廠商以劃撥入帳方式繳納押標金、保
        證金、及保固金。
三十二、 出納管理單位應依規定,對得標廠商將押標金轉換為履約保證
         金,廠商持原繳納押標金之收據,換取履約保證金之收據。出
         納管理單位應即於原押標金收據上註明已轉換為履約保證金,
         如有應補足 (或應退) 之差額,應於辦理補繳或退還程序後,
         始開立收取履約保證金收據交付廠商。
三十三、出納管理單位辦理保證金之退還時,應依據會計單位編製之傳票
        ,始可退還;保固金亦同。
三十四、採購案有保固期間者,廠商應繳納之保固金,可直接由應退之履
        約保證金或該採購案之應付款項中扣抵,惟廠商應事先申明,俾
        利會計及出納作業之辦理。
三十五、出納管人員應隨時注意押標金、保證金及保固金之有效期限,隨
        時通知採購單位及會計單位清理。

第 八 章 收納款項收據之管理

三十六、本所使用之收納款項收據除法令另有規定外,應依本所印製之自
        行收納款項統一收據開立。
三十七、收納款項收據之領用,應由出納管理單位或使用單位填具領用單
        一式二聯,經主辦出納或使用單位主管簽核後,向保管單位領用
        。領用第一聯由會計單位抽存,第二聯由出納管理單位或使用單
        位保管存查,並應設置收納款項收據記錄卡,隨時記錄使用情形
        ,備供查核。
三十八、已使用之收納款項收據,第一聯交繳款人收執,第二聯報核,送
        會計單位列帳。第三聯存根,由出納管理單位存查。
三十九、未使用或已使用擬作廢之收據,由出納管理單位或使用單位列表
        記錄起訖號碼,截角作廢,並妥慎保管備查,保管期限至少二年
        ,屆滿二年後,陳經該管上級機關同意得予銷毀。
四十、收納款項之收入收據,應由出納管理單位或使用單位按編號順序開
      立,不得跳號。當日收入,原則上應於次日前結算,按科目填製繳
      款書解繳國庫,繳款清單連同收據第二聯於次日上午送會計單位列
      帳。
四十一、彙整各項收入款時,應將收款之收據字軌號碼填入各該繳款書「
        其他應行說明事項欄」。
四十二、其他保管、代收、代管、預收等款,均應使用收納款項收據,其
        使用與管理,與收納款項收據相同;有關收入款項,應依限存入
        國庫專戶存款戶。

第 九 章 出納帳表

四十三、出納管理單位應置備下列簿籍:
        1、代收款出納備查簿,備登收支結存。
        2、收容人保管款出納備查簿,備登收支結存。
        3、零用金出納備查簿,備登收支結存。
        3、歲入類現金出納備查簿,備登收支結存。
        4、歲入勒戒費用出納備查簿,備登收支結存。
四十四、經辦出納管理人員,於執行出納事務時,應隨時登入有關備查簿
        並按日結計清楚,不得稽延,相關憑證應於次日前送會計單位據
        以入帳。
四十五、出納管理單位為辦理收支有關事項,應備具如下書表:
        1、繳款書。
        2、支出收回書。
        3、保管品月報表。
        4、國庫存款差額解釋表。
        5、現金結存 (日報) 表。
        6、自行收納款項統一收據。
        7、委託郵政儲金 (銀行) 代存員工薪資總表。

第 十 章 出納管理之檢核

四十六、出納管理之檢核要項如下:
        1、出納手續是否符合規定。
        2、庫存現金數目,是否與會計記錄符合,有無私自墊借或以單
            據抵現情事,有無與核定額度相符。
        3、傳票送達後,辦理收付款項,是否迅速。
        4、保管之票據、有價證券、保管品等,是否與帳面相符,有無
            超過有效期間。
        5、各種帳簿表式,是否齊全,相關紀錄有否翔實完備。
        6、收付款項,是否隨時登帳及依規定辦理繳庫。
        7、收納之各項收入,有無依照規定使用收納款項收據。
        8、自行收納統一收據之管控是否良善。
        9、現金、票據、有價證券、保管品等之出納有無依照規定程序
            處理,有無隨時登記,其實際結存金額與帳面結存是否相符
            。
      10、公庫或金融機構所送存款之對帳單有無與存款帳戶結存數核
            對,如有差額,出納管理單位有無編製「存款差額解釋表」
            ,並查明其發生原因是否正當。
      11、出納管理人員有無任何相同工作六年以上之情形,休假代理
            制度有無貫徹實施。
資料來源:法務部主管法規查詢系統