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列印時間:111.08.17 12:46

法規內容

法規名稱: 法務部矯正署臺北看守所檔案管理實施要點
公發布日: 民國 92 年 03 月 07 日
修正日期:民國 100 年 03 月 03 日
法規體系: 矯正機關 > 法務部矯正署臺北看守所
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一、本所為建立檔案管理制度及業務實際需要,特依檔案法等相關規定,
    訂定本要點。
二、檔案管理作業流程,係將辦畢之公文及有關公務各種文書歸檔,案件
    之分類編案、點收、編制目錄、保管、借調、清理銷毀等工作,依機
    密等級及安全維護等事項予以處理。
三、本所檔案管理,依據機關檔案管理作業等相關規定,每件公文於辦畢
    後五日內送交檔案室歸檔,集中管理,並設置檔案室,指派專人負責
    管理。
四、分類編案
(一)本所檔案管理,依本所「檔案分類及保存期限表」所列之分類編目
      管理,辦畢案件併同歸檔清單送交檔案室。
(二)辦畢歸檔案件,由各科室承辦人員依本所檔案分類及保存期限之標
      準,於文件左上角填妥分類號及保存年限以作為處理案件依據。
五、點收
(一)歸檔案件之點收,應注意左列事項:
      1.檢查本文及附件是否齊全。
      2.檢查文書處理手續是否完備。
(二)歸檔案件點收後,應依照左列各款整理。
      1.以件為單位,每一收文、發文或簽稿及其附件,各稱一件。
      2.按收文日期依序裝訂。
      3.附件以隨文整理為原則,其有不便隨文者,得另行存放。
      4.如有皺摺、破損等情形者,應先予整補。
六、文卷裝訂
(一)歸檔案件,應由承辦人員逐件依文件產生日期先後順序,依序於各
      頁左下角以 2B 鉛筆編寫頁碼。文件係雙面書寫或列印者,其背面
      頁碼應於右下角為之。首頁建置目次表,置放檔案卷夾內。
(二)檔案裝訂、大小長短,應以公文 A4 紙規格標準為準,必須整齊劃
      一厚度均勻,並應注意左列事項:
      1.檔案上加附之針夾應一律剔除。
      2.檔案如有破損,應予修補,如有皺摺,應予理平。
      3.同類文卷過多時,應分裝數冊置入資料盒內,不得使用箱裝或成
        包成捆,以利檢調。但憑證與傳票因規格不一及建築圖不能裝訂
        成冊,採裝箱制檔並貼置標籤,書明檔號、種類,紙箱尺寸格式
        應統一。
七、保管
(一)機密檔案,應使用密封式鐵櫃保管。
(二)各科室依規定將歸檔之文卷,由承辦人員將文卷逐件登入歸檔清單
      ,送交檔案室由管檔人員點收後,並編纂年度各科室檔案索引總簿
      。
(三)每年歸檔數量應於年終由檔案管理單位陳報所長核閱。
(四)檔案保管場所,不得擅自進入。
八、借調
(一)借調檔案須填寫調卷單,以一案一單為原則,並經單位主管簽章後
      ,送總務科檔案室調取。如借調非主管案件,應先會經原主管單位
      主管,始能調閱。
(二)借調之檔案,不得洩密、拆散、塗改、抽換、轉借、轉抄、遺失、
      非經簽准,不得複印。
(三)借調機密檔案,應陳奉所長核准後始准調閱。
(四)借調之檔案以隨調隨還為原則,不能即還時以十五天為限,屆期仍
      須繼續使用,應填寫展期單,經單位主管核可,得辦理展期。
(五)調卷人員離職時,應將借調之文卷全部歸還檔案室。
九、保存年限屆滿銷毀
(一)已屆滿保存期限之檔案,由檔案管理單位,繕造擬銷毀檔案目錄,
      送會相關業務單位審查。各單位應根據相關法令與本要點所定之存
      廢標準,凡必須延長保存年限之案件,應簽註具體理由,並由單位
      主管簽陳核准;其經業務主管單位同意銷毀之檔案,再制定檔案銷
      毀計劃及檔案銷毀目錄簽報本機關權責長官轉監督機關核准後會同
      有關單位派員監毀。
(二)各種會計憑證、報表、簿籍之銷毀,應依照會計法有關規定辦理。
(三)已銷毀之檔案應在相關之目錄上加註「○年○月○日奉准銷毀」字
      樣。
(四)具有史料價值之檔案,應依規定處辦,但機密檔案應俟機密等級消
      失後,再行辦理。
十、本要點未規定事項,悉依檔案法等相關法令規定辦理。
資料來源:法務部主管法規查詢系統