法務部主管法規查詢系統

壹、總則
一、本所為建立檔案管理制度及業務實際需要，特依檔案法等相關規定，
    訂定本要點。法務部矯正署基隆監獄基隆分監、法務部矯正署基隆少
    年觀護所比照本要點辦理。
二、檔案管理作業流程，係將辦畢之公文及有關公務各種文書歸檔，案件
    之分類編案、點收、編制目錄、保管、借調、清理銷毀等工作，依機
    密等級及安全維護等事項予以處理。
三、本所檔案管理，依據機關檔案管理作業等相關規定，每件公文於辦畢
    後五日內送交檔案人員歸檔，集中管理，並設置檔案室，指派專人負
    責管理。

貳、分類編案
一、本所檔案管理，依本所「檔案分類及保存期限表」所列之分類編目管
    理，辦畢案件併同歸檔清單送交檔案管理人員。
二、辦畢歸檔案件，由各科室承辦人員依本所檔案分類及保存期限之標準
    ，於文件右上角輸入分類號及保存年限以作為處理案件依據。

參、點收
一、歸檔案件之點收，應注意左列事項：
（一）檢查本文及附件是否齊全。
（二）檢查文書處理手續是否完備。
（三）存查文件未經批准者，不得歸檔。
（四）發文文稿有漏判、漏會者退回補辦。
（五）歸檔文件未填檔案分類號、保存年限者退還補正。
（六）歸檔案卷排列順序應按同年度、同分類號，按收文號碼小者在上大
      者在下之順序裝訂，訂書針應盡量剃除，整卷上下左右對齊裝訂成
      卷。
（七）歸檔案卷除須整齊外，其厚度以三公分一卷為原則。
二、歸檔案件點收後，應依照左列各款整理。
（一）以件為單位，每一收文、發文或簽稿及其附件，各稱一件。
（二）按同年度、同檔案分類號，並照機關總收文號碼、日期小者在上大
      者在下裝訂，每卷厚度不超過三公分。
（三）附件以隨文整理為原則，其有不便隨文者，得另行存放並將存放位
      置備註於附件欄。
（四）如有皺摺、破損等情形者應先予整補，訂書針盡量拔除以防將文件
      銹蝕。

肆、文卷裝訂
一、歸檔案件，應由承辦人員逐件依收文號碼上小下大順序，依序於各頁
    右下角編寫頁碼。首頁建置目次表置於檔案卷夾首頁。
二、檔案裝訂、大小長短，應以公文Ａ４紙規格標準為準，必須整齊劃一
    厚度均勻（每卷以三公分為標準）並應注意左列事項：
（一）檔案上加附之針夾應剔除至最少。
（二）檔案如有破損，應予修補，如有皺摺，應予理平。
（三）同類文卷過多時，應分裝標明卷次以利檢調；憑證、傳票、建築圖
      因規格不一無法裝訂成冊者，採裝箱制檔並貼置標籤書明檔號、種
      類、保存年限，紙箱尺寸格式應盡求劃一。

伍、保管
一、機密檔案，應使用密封式鐵櫃上鎖保管。
二、各科室依規定將現行歸檔之文卷，由承辦人員列印歸檔清單，送交檔
    案室由管檔人員點收後依公文管理流程辦理歸檔作業。
三、檔案保管場所，不得擅自進入。

陸、借調
一、借調檔案須填寫調案單，以一案一單為原則，並經單位主管簽章後，
    送總務科檔案室調取。如借調非主管案件，應先會經原主管單位主管
    蓋章再陳所長核准，始能調閱。
二、借調之檔案，不得洩密、拆散、塗改、抽換、轉借、轉抄、遺失、非
    經簽准，不得複印。
三、借調機密檔案應陳奉所長核准後始准調閱，歸還時借調人須密封完整
    加蓋私章後歸檔。
四、借調之檔案以隨調隨還為原則，不能即還時以十五天為限，屆期仍須
    繼續使用應填寫展期單，經所長核可始可辦理展延，未辦展期者移交
    秘書室稽催。
五、業務承辦人離職時，應先將借調之文卷全部歸還檔案室，離職報告單
    加會檔案室確認。

柒、保存年限屆滿銷毀
一、已屆滿保存期限之檔案，由檔案管理單位，繕造擬銷毀檔案目錄，送
    會相關業務單位審查。各單位應根據相關法令與本要點所訂之存廢標
    準，凡必須延長保存年限之案件，應簽註具體理由，並由單位主管簽
    陳核准；其經業務主管單位同意銷毀之檔案，再制定檔案銷毀計劃及
    檔案銷毀目錄簽報本機關權責長官轉監督機關核准後會同有關單位派
    員監毀。
二、各種會計憑證、報表、簿籍之銷毀，應依照會計法有關規定辦理。
三、已銷毀之檔案應在相關之目錄上加註「○年○月○日奉准銷燬」字樣
    。
四、具有史料價值之檔案，應依規定處辦，但機密檔案應俟機密等級消失
    後，再行辦理。

捌、本要點提所務會議審議通過後實施，修正時亦同。