八、權責劃分：
為有效發揮文書流程管理功能，應以每一承辦人員自我管理、業務單
位主動導正為主，文書單位及專責管制單位查催處理為輔。並依下列
權責劃分基本原則辦理。
（一）每一成員應自行檢查事項：
1.經辦文件：
自簽辦之日起至發文之日止，應主動注意關心簽辦、會辦、陳核
、發文、送達等處理流程之查催，如有查催困難情事，應即時向
單位主管反映處理；必須展期時，報請權責主管核准。但累積展
期超過 30 日以上時，應報請機關首長核准，並會知專責管制單
位列入管制。
2.管制會稿、會辦時效：
急要文件須會辦者應進行親會面洽。會辦之文件，受會單位應視
同速件，並依收發文程序辦理。
（二）文書單位收發人員職責：
1.管制登錄各單位每一公文處理流程經過及使用時間，逐日檢查公
文處理紀錄，對逾期案件未依規定辦理展期手續者或受會逾時辦
理者，應依規定辦理稽催，並將查催資料提供專責管制單位參處
。
2.統計各單位公文時效資料，逐月向專責管制單位提報。並配合辦
理調卷分析需要，提供必要的資料。
（三）各單位主管職責：
1.充分掌握單位成員公文承辦時效及查催資料，對權責內核准展期
案件及已逾期仍未辦理展期案件，應即督促承辦人妥適處理；督
促代理人確實於時限內辦妥應代辦公文，以落實職務代理制度。
2.配合專責管制單位召開文書流程管理工作研討會議，共同檢討改
進單位文書流程，並適時調整承辦人員工作量分配等事項。
（四）文書單位職責：
1.全程管制機關每一文件的處理流程與使用時間。統計全機關公文
時效資料，定期提供專責管制單位作統計分析運用。檢查各單位
公文登錄及管制情形，暨提供各單位主管及專責管制單位稽催資
料。
2.依據時限標準，參照本機關公文處理各個過程情形，訂定每一過
程的可使用時間，作為適時提醒各公文承辦人員處理公文參考準
據（例如：普通件時限為 6 日，分配承辦人可使用時間為幾日
，核稿可使用幾日，會稿可使用幾日………）。
（五）專責管制單位職責：
1.建立文書流程管理制度依據本機關特性，訂定文書流程管理作業
及稽核等相關規定。
2.文書流程管理作業
（1）策劃推動文書流程管理科學化、電腦化作業環境，協調解決文
書流程管理共同性問題。
（2）對經機關首長核准展期案件及超過處理時限 30 日以上未結案
件應予個案（件）分析處理。
（3）定期依據文書單位所提送稽催報表，檢討稽催成果，提報機關
首長核閱。
（4）彙整公文時效統計資料，依限陳報法務部矯正署。
（六）機關首長（副首長或幕僚長）職責：
1.對超過處理時限 30 日以上的案件，責成有關單位或人員限期結
案。
2.提示文書流程改進方法。