法務部主管法規查詢系統

一  本要點所稱之文書處理作業係指收文簽辦之收文處理 (含行政公文、
    執行業務案件移送、執行業務公文) 、文件簽辦，及創稿發文之文稿
    擬判、發文處理，及歸檔管理之流程。

二  收文簽辦：                                                  
 (一) 收文處理：                                                
      1 收發人員收到公文、案件或電子公文應予簽收、拆驗，並予以編
        號登錄於公文管理系統中，如為機密件應先陳送處長指定承辦人
        員收拆後登錄公文管理系統中。公文附件如屬現金、有價證券、
        貴重或大宗物品應先送出納或承辦單位點收保管，並於文內附件
        項下簽章證明。文件經收驗後，應彙送分文人員辦理分文，陳處
        長核定後分送承辦單位。                                  
      2 如有電子公文及後寄紙本，收發人員應依紙本內容於公文管理系
        統查詢，如屬同件文應將紙本編以同號碼後，交由承辦人員合併
        辦理。如屬不同件文，依收文處理 1  辦理。                
 (二) 文件簽辦：承辦單位應指定承辦人員擬辦文書，承辦人員應依文書
      處理流程擬辦、送會、陳核、核定。                          
 (三) 決行層次依分層負責明細表之規定辦理，處長 (甲) 章授權第一組
      行政執行官決行；處長 (乙) 章授權第二組行政執行官決行；處長
       (丙) 章授權第一組行政執行官決行；處長 (丁) 章授權秘書決行
      。                                                        
 (四) 文書稽催：一般行政公文及執行業務公文應依法務部行政執行署發
      布之「公文稽催注意事項」 (如附件一) 辦理，文書稽催人員應逐
      日檢查公文管理系統，對於逾時簽辦和送會之公文應予稽催追蹤。
      公文辦理期限除各級長官批定依限辦理外，餘依公文性質、速別交
      承辦人員擬辦。

三  創稿發文：                                                  
 (一) 文稿擬判：各組室如因業務有對外發文必要，應指定專人擬稿，並
      將該文編號後登錄公文管理系統中，且依文書處理流程會稿、核稿
      、判行後，由承辦人員繕印、校對。                          
 (二) 發文處理：                                                
      1 紙本：由承辦人員繕印、校對後，由監印人員蓋印，並由收發人
        員封發後，再交還承辦人歸檔。                            
      2 電子公文：由承辦人員校對無誤，經電子公文交換機制傳送後，
        並列印公文交換明細表連同稿件交由收發人員交換，收發人員並
        於稿件及發文送稿簿中蓋上「已電子交換」字章後，再交還承辦
        人歸檔。

四  發文字號依「法務部行政執行署所屬各行政執行處發文字號處理原則
    一覽表」辦理。

五  歸檔管理：                                                  
 (一) 檔案保管：應依法務部行政執行署發布之「文卷保存期限實施要點
      」由各組室依其職掌項目將有必要歸檔之文件分類、編案，且編列
      清單交由檔案管理人員點收、歸檔保管。                      
 (二) 檔案檢調：借調檔案以與承辦單位業務有關為限，調閱非主管文件
      應會送有關單位主管同意，借調檔案需事先填具調案單陳核，並由
      檔案管理人員紀錄於調案紀錄卡，以便隨時查催。

六  本要點陳  處長核定後實施，修正時亦同。