七、本分署蒐集、處理或利用個人資料之特定目的,以本分署依適當方式 公開者為限。有變更者,亦同。
八、各科室對於個人資料之蒐集、處理或利用,應確實依本法第五條規定 為之。遇有疑義者,應提請本小組研議。
九、各科室蒐集當事人個人資料時,應明確告知當事人下列事項。但符合 本法第八條第二項規定情形之一者,不在此限: (一)機關或單位名稱。 (二)蒐集之目的。 (三)個人資料之類別。 (四)個人資料利用之期間、地區、對象及方式。 (五)當事人依本法第三條規定得行使之權利及方式。 (六)當事人得自由選擇提供個人資料時,不提供對其權益之影響。
十、各科室蒐集非由當事人提供之個人資料,應於處理或利用前,向當事 人告知個人資料來源及前條第一款至第五款所列事項。但符合本法第 九條第二項規定情形之一者,不在此限: 前項之告知,得於首次對當事人為利用時併同為之。 第一項非由當事人提供之個人資料,於本法修正施行前即已蒐集者, 除有本法第九條第二項所定免為告知之情形外,應自本法修正施行之 日起一年內完成本法第九條第一項所列事項之告知。
十一、各科室依本法第十五條第二款及第十六條但書第七款規定經當事人 書面同意者,應取得當事人同意書。
十二、各科室依本法第十五條或第十六條規定對個人資料之蒐集、處理、 利用時,應詳為審核並簽奉核定後為之。 各科室依本法第十六條但書規定對個人資料為特定目的外之利用, 應將個人資料之利用歷程做成紀錄。 對於個人資料之利用,不得為資料庫之恣意連結,且不得濫用。
十三、本分署保有之個人資料有誤或缺漏時,應由資料蒐集單位簽奉核定 後,移由資料保有單位更正或補充之。 因可歸責於本分署之事由,未為更正或補充之個人資料,應於更正 或補充後,由資料蒐集單位以通知書通知曾提供利用之對象。
十四、本分署保有之個人資料正確性有爭議者,應由資料蒐集單位簽奉核 定後,移由資料保有單位停止處理或利用該個人資料。但符合本法 第十一條第二項但書情形者,不在此限。
十五、本分署保有個人資料蒐集之特定目的消失或期限屆滿時,應由資料 蒐集單位簽奉核定後,移由資料保有單位刪除、停止處理或利用。 但符合本法第十一條第三項但書情形者,不在此限。
十六、各科室依本法第十一條第四項規定刪除、停止蒐集、處理或利用個 人資料者,應簽奉核定後移由資料保有單位為之。
十七、本分署遇有本法第十二條所定個人資料被竊取、洩漏、竄改或其他 侵害情事者,經查明後,應由資料外洩單位以適當方式儘速通知當 事人。