要 旨:
關於公職人員財產申報法於立法及修正時並未明定公職人員財產申報紙本
申報表之保存年限及銷毀規定,其立意在於申報義務人之歷年申報資料,
應供公眾檢視或司法、監察機關調閱及查核;惟該資料保存年限若長達數
十年,對保存機關已生困擾,而年限久遠之申報資料有無查閱價值亦非無
疑,此即法務部為達無紙化而積極研發,全國申報義務人財產網路申報系
統之目的之一
主 旨:有關公職人員財產申報紙本申報表之保存年限及銷毀規定適用疑義乙案,
請 查照。
說 明:一、復貴處 99 年 3 月 17 日北市政三字第 09930314000 號函。
二、按申報人喪失第 2 條所定應申報財產之身分者,其申報之資料應保
存 5 年,期滿應予銷毀,但經司法機關或監察機關依法通知留存者
,不在此限,本法第 16 條第 1 項定有明文。參諸本法第 3 條第
2 項前段規定:「公職人員於喪失前條所定應申報財產之身分起 2
個月內,應將卸(離)職或解除代理當日之財產情形,向原受理申報
機關(構)申報」,係指申報義務人死亡、退休、職務或職等異動等
情形之法理,前開條文所指「喪失第 2 條所定應申報財產身分」之
要件,除申報人死亡、退休外,自亦包含因職務異動致喪失應申報財
產身分之情形。若申報人於申報資料保存年限內再任應申報財產之公
職時,其因職務或職等異動所任新職距原職既未超過 5 年,自無於
其仍任應申報財產之公職期間內銷毀原財產申報資料之理,應俟其喪
失再任應申報財產之職務時起算 5 年。
三、次按公職人員因職務或職等異動致受理申報機關(構)變動者,原受
理申報機關(構)應將原申報資料送交新受理申報機關(構),本法
施行細則第 23 條亦有明文。基此,倘申報義務人調至他機關後,又
擔任應申報財產之職位時,原受理申報機關(構)即應依前開規定,
將原申報資料送交新受理申報機關(構),要無疑義。於此情形,法
無明文應由原受理申報機關(構)或新受理申報機關(構)負通知之
責,為解決實務上不易掌握人事調動之難處,當由原受理申報機關(
構)於保存年限內或將屆滿時,主動循人事系統查詢該申報人現任職
機關後,將原申報資料送交新受理申報機關(構),而非未為任何查
證,即於保存年限屆滿逕行銷毀;另新受理申報機關(構)既因須辦
理就(到)職或定期申報而知悉該職務或職位異動情形,自亦負有主
動向原受理申報機關(構)通知移交原申報資料之責,如此雙軌併行
,當能避免未喪失應申報財產身分而申報資料卻遭銷毀之情形。
四、本法立法及修正時均未明定現職申報義務人申報資料之保存年限,其
立意在於現職申報義務人之歷年申報資料,應供公眾檢視或司法、監
察機關調閱及查核;惟資料保存若長達數十年,對保存機關(構)已
生困擾,年限久遠之申報資料有無查閱價值亦非無疑,此即本部為達
無紙化而積極研發、建置全國申報義務人財產網路申報系統目的之一
,俟該系統建置完竣並全面實施上線申報後,申報資料將以數位化之
電子檔保存,屆時將函請監察院及各政風機關(構)提供舊有紙本保
存年限及統一銷毀之意見,擬定妥適之因應辦法。
正 本:臺北市政府政風處
副 本:監察院秘書長、本部資訊處、本部政風司第二科、本部政風司檢察官室